Woo-index

Op 8 juni 2023 heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken een informatieve brief gestuurd naar ruim negenhonderd bestuursorganen die onder de Wet open overheid (Woo) vallen.
In deze brief stond informatie over de ingebruikname van de Woo-index en de zoekfunctie.

De Woo-index is sinds 19 juni 2023 actief. Daarna is KOOP begonnen met het ontwikkelen van de Woo-harvester en de aanvullende zoekfunctionaliteit.

Op deze pagina leest u hoe u toegang krijgt tot de Woo-index en vindt u antwoorden op veelgestelde vragen.

Functioneel gezien bestaat de Woo-index voor bestuursorganen uit twee delen:

Bestuursorganen kunnen de Woo-informatie voor de informatiecategorieën 'organisatie en werkwijze' en 'bereikbaarheidsgegevens' in de Woo-index registreren. Op de pagina overzicht eerste tranche vindt u meer informatie het registreren van gegevens voor de eerste tranche van de Woo.
Bestuursorganen kunnen documentverzamelingen op een eigen publicatieplatform/website publiceren. Vervolgens registreren bestuursorganen in de Woo-index verwijzingen (URL's) naar deze documentverzamelingen zodat KOOP door middel van de Woo-harvester de documenten en metadata in deze verzamelingen centraal doorzoekbaar kan maken. Op de pagina Woo-harvester vindt u meer informatie over de werking van de Woo-harvester en de aanvullende zoekfunctionaliteit.

Woo-index explainer

Voor het tweede deel van de Woo-index heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken, programma Open op orde onderstaande explainer gemaakt.

*Muziek speelt op de achtergrond*

Host: Een open en transparante overheid is belangrijk voor iedereen en het aan de overheid zelf om beter te functioneren. Daarom wordt zo veel mogelijk informatie actief openbaar gemaakt. Dit is vastgelegd in de Wet Open Overheid. Daarin staat wie verplicht zijn om bepaalde informatie actief openbaar te maken.

Maar wat houdt dat eigenlijk in? Actief openbaar maken? En wat moeten jullie daarvoor doen?

Actief openbaar maken betekent dat je ongevraagd bepaalde informatie voor iedereen toegankelijk en vindbaar maakt. Dat kun je bijvoorbeeld doen door de informatie op je website te publiceren. Dit geldt minimaal voor een bepaalde informatie, onderverdeeld in zeventien informatie categorieën. Maar het mag natuurlijk meer. Bijvoorbeeld omdat daar veel vraag naar is. We noemen dat open, tenzij.

Beeldtekst: Goed vindbaar.

Host: De wetgever vind het ook belangrijk dat informatie goed vindbaar is, zodat iemand niet door verschillende websites hoeft te zoeken naar bepaalde overheidsinformatie. Daarom is er nu de Woo-index.

Beeldtekst: Wat is de Woo-index?

Host: Om de documenten van jouw organisatie ook hier vindbaar te maken. Moeten de links naar de internet locaties opgevoerd worden. Kan iedereen dat doen? Nee. Om mis informatie te voorkomen kan alleen een redacteur die toegang heeft tot de WAO index links toevoegen.

Beeldtekst: Eisen.

Host: Het moet voor de Woo-index mogelijk zijn om de documenten in te lezen. De website waarop gepubliceerd wordt, moet daarom aan een aantal technische eisen voldoen. Check daarvoor open streepje over twee punten, nl slash WO strepen index en kijk samen met je leveranciers wat hiervoor nodig is.

Beeldtekst: Samenvatting. Even samengevat. Check of je website voldoet aan de publicatie standaarden. Zorg dat je een redacteur voor de WO index hebt aangewezen, publiceerde documenten en voeg de links toe aan de WAO index.

Beeldtekst: Begin vandaag. Host: Je kan dus vandaag al aan de slag gaan met het openbaar maken van informatie via de Woo-index. Daarmee geef je iedereen op één plek toegang tot de door jou openbaar gemaakte informatie.

Meer weten? Ga naar www.open-overheid.nl/woo-index.

*Muziek eindigt*

Beeldtekst: Werken aan een Open Overheid.

Bron: https://www.open-overheid.nl

Deelregister van Register van Overheidsorganisaties

De Woo-index is een deelregister van het bestaande Register van Overheidsorganisaties (ROO). In het ROO staan de namen, adressen en andere contactgegevens van Nederlandse overheidsorganisaties. Voor de registratie van gegevens of verwijzingen in de Woo-index moet dan ook door bestuursorganen worden ingelogd op de redactieomgeving van het ROO. Dit is een beveiligde omgeving, waar medewerkers van overheden op basis van aanmelding toegang toe krijgen en hebben. Zij kunnen hierin enkel de informatie beheren waarvoor zij op basis van de aanmelding zijn geautoriseerd.

Stappenplan Woo-index

Volg de onderstaande stappen zodat de Woo-harvester ingezet kan worden om documenten op te halen.
Voorbereiding	(STAP 1) Zorg voor toegang tot de Woo-index middels een ROO-/ en/of een Woo-redacteuren account. Hieronder op deze pagina leest u hoe. (STAP 2) Bestudeer de handreiking ‘Organisatie en werkwijze en Bereikbaarheidsgegevens’ en organiseer de informatie zodat u deze in de Woo-index kunt registreren.
Inloggen	(STAP 3) Log in op de redactieomgeving van het Register van Overheidsorganisaties Bekijk de handleiding Register Overheidsorganisaties voor Woo-redacteuren voor hulp bij vragen.
Actief openbaar maken	(STAP 4) Vul Woo-informatie in de Woo-index in (eventueel met hulp van KOOP tijdens een invulsessie Woo-index → Zie de pagina bijeenkomsten.
Controleren	(STAP 5) Controleer in het overzicht of uw bestuursorgaan klaar is voor de verplichting van de eerste tranche → Zie de pagina overzicht eerste tranche.

Bepaal wie namens uw bestuursorgaan de informatie in de Woo-index gaat invoeren

Het is van belang om binnen je organisatie een persoon aan te wijzen die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de Woo-index, de zogenaamde Woo-redacteur. Afhankelijk van het type bestuursorgaan kunt u op de onderstaande manieren toegang met een account krijgen tot de Woo-index:

Indien gemeente of ZBO* dan kunt u gelijk een account aanvragen voor een Woo-redacteur via deze weblink: Aanvraagformulier Woo-redacteur.
Indien geen gemeente of ZBO en uw organisatie is wel opgenomen in het ROO, dan moet u bepalen of de bestaande ROO-redacteur de Woo-gegevens en URL’s gaat invullen in de verwijsindex of dat u hier iemand apart voor aanwijst. Diegene kan dan een account aanvragen voor Woo-redacteur via de volgende weblink: Aanvraagformulier Woo-redacteur.
Indien uw organisatie nog niet is opgenomen in het ROO, zorg dan dat uw organisatie wordt geregistreerd in het ROO. Bepaal vervolgens of uw ROO-redacteur ook de Woo-gegevens gaat beheren of dat u hier een aparte Woo-redacteur account voor aanvraagt.

* Let op: In plaats van door een ROO-redacteur worden de organisatiegegevens van gemeenten aangeleverd door de VNG Ledendatabank . Voor zelfstandige bestuursorganen worden deze aangeleverd door het ZBO-register vanuit het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

Let op: De Woo-gegevens moeten wel door alle bestuursorganen, dus ook gemeenten en ZBO’s, zelf ingevuld worden.

Wit u een Woo-redacteuren account voor een Regionaal Samenwerkings Orgaan?

Dan is het van belang dat de gemeenschappelijke regeling van uw organisatie al is geregistreerd in het ROO, een ROO-redacteur heeft en deze ook beschikt over de Handleiding Woo-index van KOOP.
Gebruik het Aanvraagformulier Woo-redacteur om een Woo-redacteur aan te melden bij KOOP voor een RSO.

Wilt u een ROO-redacteuren account voor uw gemeenschappelijke regeling?

Neemt u deel aan een gemeenschappelijke regeling, maar staat de gemeenschappelijke regeling nog niet in het GR-register? Dan roepen we u hierbij nadrukkelijk op om de gemeenschappelijke regeling én een ROO-redacteur bij ons te melden via deze aanmeldprocedure.
Staat de gemeenschappelijke regeling wel in het GR-register, maar mist de ROO-redacteur? Dan ook de nadrukkelijke oproep om een redacteur bij ons aan te melden via dezelfde aanmeldprocedure. U herkent het ontbreken van een ROO-redacteur in het GR-register aan de melding ‘Deze regeling heeft geen redacteur en kan niet voldoen aan de Wet gemeenschappelijke regelingen.’

Na registratie door KOOP ontvangt de Woo-redacteur een handleiding en kan de redacteur de Woo-index invullen voor jouw organisatie.

Aanmeldformulier Woo-redacteur

Zodra bekend is wie de Woo-gegevens gaat beheren en de URL’s gaat registreren (de ROO-redacteur en/of de Woo-redacteur), dan kunt u (indien de ROO-redacteur het niet gaat beheren of als u nog geen ROO-redacteur heeft) een Woo-account aanvragen via het Aanmeldformulier Woo-redacteur.

Overzicht eerste tranche

Speciaal om bestuursorganen te ondersteunen bij het registreren van Woo-informatie voor de informatiecategorieën Organisatie en werkwijze en Bereikbaarheidsgegevens om te voldoen aan de eerste tranche heeft KOOP de pagina overzicht eerste tranche gerealiseerd. Hier staat veel informatie hoe en welke velden moeten worden ingevuld en kunt u zelf lezen of uw bestuursorgaan al voldoet.

Veelgestelde vragen

Alle veelgestelde vragen staan bij elkaar op één pagina veelgestelde vragen.

Ondersteuning

Gebruik de zoekfunctie van de website om een antwoord op uw vraag te vinden. Al uw functionele en technische vragen over het aansluiten op de generieke Woo-voorziening kunt u stellen via woo@koop.overheid.nl. KOOP verzorgt ook diverse online informatiebijeenkomsten en invulsessies over de Woo-index en de technische aanlevermethoden. Kijk hiervoor op de bijeenkomsten pagina.