Veelgestelde vragen Generieke Woo-voorziening

Dit verschilt op dit moment nog bij welk type bestuursorgaan u werkzaam bent. De aanlevermethoden zijn generiek maar niet allemaal beschikbaar voor alle typen overheidsorganisaties. Kijkt u daarom bij de introductie van deze pagina bij uw type bestuursorgaan welke aanlevermethoden voor uw organisatie beschikbaar zijn. Staat een aanlevermethode er niet bij? Dan is deze niet beschikbaar.

In dit overzicht technische aanlevermethoden staat op welke aanlevermethoden organisaties aan kunnen sluiten. Op de pagina's van de aanlevermethoden vindt u speciaal op die methode toegespitste praktische aansluitinformatie, stappenplannen en andere hulpmiddelen.

Van bepaalde informatiecategorieën zijn documenten binnen een KOOP-collectie al beschikbaar. Deze documenten worden vanuit andere processen, afspraken en verplichtingen bij KOOP gepubliceerd. KOOP zorgt er voor dat deze documenten in de zoekfunctie op open.overheid.nl worden opgenomen en er naar wordt verwezen in de verwijsindex. Bij de informatiecategorieën (art.3.3 1a) Wetten of algemeen verbindende voorschriften, (art.3.3 1b) Overige besluiten van algemene strekking en (art.3.3 2b) Vergaderstukken Staten-Generaal is dit al reeds van toepassing vanuit de verplichting van tranche 1. De documenten van de informatiecategorieën (art.3.3 2e) Adviezen, (art.3.3 2f) Convenanten en (art.3.3 2k) Beschikkingen worden door KOOP in de periode voor het ingaan van de wettelijke verplichting van tranche 2, 3 en 4 in de zoekfunctie op open.overheid.nl opgenomen.

Let op: het is mogelijk dat bestuursorganen documenten in deze informatiecategorieën nog niet via een bestaande KOOP-collectie publiceren. Het is de verantwoordelijkheid van bestuursorganen hiertoe op basis van de werkdefinitie en afweging in te maken. Deze documenten moeten door het bestuursorgaan actief openbaar worden gemaakt via de door KOOP ontwikkelde aanlevermethoden.

In Nederland willen we dat openbare voorzieningen toegankelijk zijn voor iedereen. Niet alleen bijvoorbeeld gebouwen en het openbaar vervoer, maar ook overheidswebsites. Digitale toegankelijkheid betekent dat websites, apps en digitale documenten ook door mensen met een beperking gebruikt en begrepen kunnen worden. Daarom is digitale toegankelijkheid belangrijk én verplicht voor alle overheidsinstanties. Dit geldt dus ook voor de technische voorzieningen van KOOP. Echter stelt de Woo geen eisen aan de digitale toegankelijkheid van actief openbaar gemaakte documenten. Wel moeten deze documenten, voor zover mogelijk, machineleesbaar zijn. Digitale toegankelijkheid is al verplicht op grond van andere wetgeving.

Zie voor meer informatie: Wat is verplicht? | Digitoegankelijk

• KOOP is verantwoordelijk voor de digitale toegankelijkheid van open.overheid.nl.
• De aanleverende bestuursorganen zijn verantwoordelijk voor de digitale toegankelijkheid van de documenten die zij door middel van de aanlevermogelijkheden actief openbaar maken

Meer informatie over digitale toegankelijkheid is te vinden op de pagina's van Digitoegankelijk (onder andere toegankelijkheidsrichtlijnen en een stappenplan) en Digitale Overheid (onder andere beleid, wegwijzer, nieuws en achtergrondinformatie).

Ook geeft de Handreiking 'Actieve openbaarmaking doe je zo' meer informatie over Digitoegankelijkheid in relatie tot actief openbaar maken.

Ja, dat kan. Ieder bestuursorgaan kan andere documenten actief openbaar maken via (art.3.1) Inspanningsverplichting art. 3.1 Woo. Alle aanlevermethoden die KOOP heeft ontwikkelt ondersteunen aanlevering van (art.3.1) Inspanningsverplichting art. 3.1 Woo. Iedere overheidsorganisatie is daarnaast vrij om op de eigen website alle gewenste documenten openbaar te maken.

Uw bestuursorgaan kan een 'eigen' (of van een leverancier) publicatieplatform/website inrichten om informatie actief openbaar te maken. U voldoet daarmee echter niet aan de wettelijke verplichting zoals genoemd in de Woo. Om aan de Woo te voldoen dient u deze informatie via de ‘door Onze minister in stand gehouden infrastructuur’ (zie artikel 3.3 b van de wet ) vindbaar en doorzoekbaar te maken. Deze infrastructuur betreft de door KOOP ontwikkelde aanlevermethoden en het vindbaar/doorzoekbaar maken via de centrale zoekfunctionaliteit van open.overheid.nl. Openbaarmaking op het eigen publicatieplatform/website is niet voldoende om aan de Woo te voldoen.

Hoe het eigen publicatieplatform/website wordt ingericht en hoe de documenten daarop goed vindbaar worden gemaakt zijn keuzes die een bestuursorgaan zelf maakt. De Woo-index maakt het mogelijk dat gebruikers vanaf één plek (en in de toekomst met één zoekopdracht) door documenten van alle bestuursorganen kunnen zoeken. Dat is waartoe de Woo verplicht. De Woo-index biedt ook landelijk overzicht omdat deze zich over alle bestuursorganen uitstrekt. 

De Woo-index en de website open.overheid.nl zijn beide onderdelen van de Generieke Woo-voorziening (GWV), maar ze vervullen ieder een eigen functie binnen het proces van actieve openbaarmaking volgens de Wet open overheid (Woo).

De Woo-index is een centrale index waarin overheidsorganisaties registreren waar zij - op hun eigen publicatieplatform/website - openbaar gemaakte documenten  publiceren. Dit doen zij door verwijzingen (URL’s) naar hun documentverzamelingen. Op de publieke pagina’s van de Woo-index zijn dus alleen deze verwijzingen te vinden, niet de documenten zelf.

De website open.overheid.nl is het centrale zoekportaal voor overheidsinformatie. Hier worden de documenten, metadata en verwijzingen uit de Woo-index samengebracht. Bezoekers van open.overheid.nl kunnen hier zoeken, filteren en documenten inzien, ongeacht of die documenten rechtstreeks - via een aanlevermethode - zijn aangeleverd of via een link uit de Woo-index beschikbaar zijn gesteld.

Kort gezegd: de Woo-index registreert waar overheidsinformatie is te vinden, en open.overheid.nl maakt deze informatie vindbaar en doorzoekbaar voor de samenleving. Samen zorgen ze voor een transparante, toegankelijke en goed functionerende digitale infrastructuur voor actieve openbaarmaking.

Voor nu is het mogelijk om bestanden in het PDF (PDF/A, zonder beveiliging of wachtwoorden.)- en ZIP formaat via de aanlevermethoden actief openbaar te maken. Het spreekt voor zich dat de bestanden geen virussen of malware mogen bevatten. Hierop wordt actief gecontroleerd bij de verwerking. Ondersteuning voor actief openbaar maken in andere formaten (bijvoorbeeld tekstbestanden, presentaties, spreadsheets, audio, video en zip-bestanden) ligt in de toekomstige doorontwikkeling.

Aandachtspunt voor alle documenten die in een ZIP worden aangeleverd, worden samen gezien als een geaggregeerd document. Dit telt voor de API als 1 document. Zip-bestanden worden niet automatisch uitgepakt maar zullen zonder verdere verwerking weergegeven worden op het portaal, als downloadbaar bestand. De metadata horen bij het ZIP-bestand als geheel, de daarin opgenomen losse documenten hebben geen eigen metadata.

De Woo-harvester ondersteund wel meerdere bestandsformaten, raadpleeg hiervoor de veelgestelde vragen bij de pagina Woo-harvester.

De aanlevermethoden zullen alleen bestanden verwerken van maximaal 1 GigaByte (1000 MB). Als er grotere bestanden aangeboden worden dan zullen deze worden genegeerd.

De inlogpagina voor redacteuren is Inlogscherm (overheid.nl).

Indien uw bestuursorgaan op dit moment al informatie op weblocaties publiceert in een categorie die in de Woo  wordt beschreven, dan kunt u die informatie ook via de Woo-index vindbaar maken. Het invoeren hiervan verloopt via de redactie-omgeving van het Register van Overheidsorganisaties (ROO). In deze omgevingregistreert u de URL’s van de weblocaties waar uw documenten vindbaar zijn. U geeft daarbij aan om welke informatiecategorie het gaat. U kunt zelf besluiten waar u uw informatie op internet aanbiedt. Met behulp van de Woo-index registreert u deze weblocatie(s) centraal, hierdoor wordt de informatie van alle bestuursorganen op één plek vindbaar en straks doorzoekbaar voor de eindgebruiker. 

Werkt u voor een gemeente, dan is er geen sprake van een ROO-redacteur. De organisatie informatie van gemeenten is afkomstig uit de
Databank VNG Ledengegevens. Werkt u voor een zelfstandig bestuursorgaan, dan wordt de organisatie informatie in het ROO beheerd door het ZBO-register vanuit het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

Het invoeren en het beheer van de Woo-informatie in de Woo-index valt buiten de verantwoordelijkheid van de VNG en het ZBO-register.  Voor gemeenten en zbo’s kunt u daarom gelijk bespreken wie het Woo-redacteurschap voor haar/zijn rekening gaat nemen. In alle andere gevallen: indien u niet weet wie de ROO-redacteur in uw organisatie is, dan kunt u de naam van de ROO-redacteur opvragen via de KOOP Servicedesk.

Ja, het ROO-redacteurenaccount biedt de mogelijkheid om zowel ROO-informatie als Woo-informatie in te voeren. Het Woo-redacteurenaccount beperkt zich alleen tot het invoeren van de Woo-informatie.

Tevens is het voor organisaties met een eigen ROO-redacteur mogelijk om daarbij óók een Woo-redacteur account aan te vragen.

Een Woo-redacteuren account voor de Woo-index aanvragen kan via het  Aanvraagformulie Woo-redacteur.

Ja, dit is mogelijk. Per redacteur dient u een aparte aanvraag in te dienen.

Ga naar de handleiding Register Overheidsorganisaties voor Woo-redacteuren.

De ingevulde gegevens in de Woo-index zijn niet te raadplegen via de ROO-webpagina. De publieke webpagina van de Woo-index is bereikbaar via https://organisaties.overheid.nl/woo. Hier kunt u de door u ingevulde gegevens raadplegen. 

Ja. U kunt bij Woo-contactpersoon bijvoorbeeld in plaats van een persoonsnaam ook de naam van een loket, afdelingsnaam of een e-mailadres van een gemeenschappelijke mailbox invoeren.

De URL die wordt opgevoerd van een informatiecategorie dient te verwijzen naar een weblocatie waar de documenten van de betreffende categorie worden gepubliceerd als documentverzameling. U voert hier geen URL’s in die direct verwijzen naar individuele documenten.

KOOP krijgt voor gemeenten gegevens uit een databank van de VNG. Als er iets niet juist in de ROO staat dan moet dat in de bron (databank VNG) worden gewijzigd. Dit kan via deze pagina: Databank VNG Ledengegevens | VNG.

De livegang gaat in eerste instantie gecontroleerd voor een aantal bestuursorganen en wordt later opgeschaald. Hieronder leggen we dat verder uit.
Nadat de Woo-harvester bij bestuursorganen eenmaal alle relevante documenten heeft opgehaald, zal er dagelijks een automatische check worden uitgevoerd op nieuw toegevoegde documenten en eventuele wijzigingen.

Eindgebruikers (burgers, journalisten, etc.) kunnen - na de harvesting - de documenten terugvinden via het publieke centrale zoekplatform open.overheid.nl. De URL's naar de documentverzamelingen (de set aan documenten over een bepaald onderwerp) blijven publiekelijk beschikbaar via de Woo-index (overheid.nl).

Om zo efficiënt mogelijk met de beschikbare mensen en middelen om te gaan en eventuele opstartproblemen zo snel mogelijk te verhelpen, zal KOOP gefaseerd documenten en wijzigingen op documenten gaan ophalen met de Woo-harvester. Met de ervaringen bij de eerste bestuursorganen zullen daarna steeds meer documenten geharvest worden. We beginnen met de bestuursorganen die als eerste op de juiste manier de Woo-index hebben ingevuld met URL's naar weblocaties.

Het Handmatig Aanleverloket kunt u hier vinden: Handmatig Aanleverloket.

Via het aanleverloket kunnen bestuursorganen documenten aanleveren die zij op grond van de Woo verplicht actief openbaar moeten maken.

Na publicatie zijn deze documenten, inclusief bijbehorende metadata, voor iedereen vindbaar op het centrale platform open.overheid.nl.

Ook documenten waarvoor een inspanningsverplichting geldt, kunnen via het aanleverloket worden gepubliceerd.

De handleiding van het aanleverloket kunt u hier vinden.

Weet u uw gebruikersnaam en/of -wachtwoord niet meer? Neem dan contact op met de KOOP Servicedesk via servicedesk@koop.overheid.nl of bel +31(0)70 7000 526.

In het Aanleverloket kunt u drie soorten metadata bij een document meegeven:

1. Verplichte metadata (verplichte velden)
2. Optionele metadata
3. Organisatiespecifieke metadata in de vorm van naam-/waarde paren

In de bijlage van de handleiding van het Handmatig Aanleverloket vindt u een compleet overzicht van alle metadatavelden.

Ja, indien een document fouten bevat of niet correct is geanonimiseerd, kunt u het document intrekken en een aangepaste versie aanleveren met behoud van de bestaande metadata. Er dient wel een reden voor wijziging van het document op te worden gegeven. Ook als de metadata fouten bevat kunt u deze corrigeren zonder het document opnieuw te moeten publiceren. 

Metadata kan op de volgende manieren worden aangeleverd:

• Op basis van de TOOI standaard. Lees in de Functionele beschrijving AO Rijk API welke TOOI metadata verplicht zijn en welke optioneel.
• Eventueel aanvullend: organisatie specifieke metadata op basis van naam/waarde paren (in de documentatie ook wel bekend als extrametadata)

De API ondersteund de bestandsformaten PDF (PDF/A, zonder beveiliging of wachtwoorden.)- en ZIP. Het spreekt voor zich dat de bestanden geen virussen of malware mogen bevatten. Hierop wordt actief gecontroleerd bij de verwerking.

Aandachtspunt voor alle documenten die in een ZIP worden aangeleverd, worden samen gezien als een geaggregeerd document. Dit telt voor de API als 1 document. Zip-bestanden worden niet automatisch uitgepakt maar zullen zonder verdere verwerking weergegeven worden op het portaal, als downloadbaar bestand. De metadata horen bij het ZIP-bestand als geheel, de daarin opgenomen losse documenten hebben geen eigen metadata.

Documenten staan regelmatig niet op zichzelf. Er horen andere documenten bij. Denk hierin bijvoorbeeld aan dossiers, collecties, bundelingen, bijlagen, zaken (vanuit zaaksystemen), etc.. Bij het aanleveren van documenten aan de API kunnen deze verbanden worden aangegeven. Dat worden  aggregaties genoemd.

Er zijn vooralsnog 3 afzonderlijke manieren waarop een verband (aggregatie) kan worden aangegeven:

gemeenschappelijk kenmerk
bestandsformaat ZIP
relaties tussen documenten documenten leggen
In de Functionele beschrijving AO Rijk API  wordt dit verder toegelicht.