Veelgestelde vragen Berichten over uw Buurt

Om inwoners digitaal actief te informeren over besluiten van de overheid die impact hebben op hun leefomgeving, heeft KOOP samen met Logius de dienst Berichten over uw Buurt rondom het woonadres gemaakt. Door deze e-mailservice kunnen inwoners besluiten die betrekking hebben op hun directe leefomgeving gemakkelijk en snel digitaal inzien. 

Voorbeelden van deze besluiten, ook wel bekendmakingen genoemd, zijn bij een gemeente aangevraagde en verleende vergunningen, bouwplannen en toevoegingen of wijzigingen in plaatselijke regelgeving. Iedereen kan die besluiten nu al inzien via https://www.officielebekendmakingen.nl. Die besluiten zijn sinds 2021 ook in te zien via MijnOverheid onder het thema 'Wonen'.

Daarnaast bestaat er een andere variant van Berichten over uw Buurt. Daar kunnen inwoners zich voor aanmelden op basis van een zelfgekozen adres, bijvoorbeeld van een vakantiewoning. Hieraan wordt een nieuwe dienst toegevoegd: een e-mailservice waarin inwoners automatisch op de hoogte worden gesteld van bekendmakingen rondom hun woonadres.

Alleen inwoners van 25 jaar en ouder met een geverifieerd e-mailadres en een MijnOverheid-account zullen straks automatisch aangemeld worden voor Berichten over uw Buurt. Wanneer uw gemeente aangesloten wordt op de e-mailservice ontvangen deze inwoners een welkomstmail met daarin uitleg over de werking van de dienst.

Berichten over uw Buurt volgt uit de sinds 1 juli 2021 geldende Wet elektronische publicaties en staat uitgewerkt in hoofdstuk 4 van de Regeling elektronische publicaties.

Dat klopt. Begin november 2023 zijn we gestart met de uitrol van de nieuwe e‐mailservice Berichten over uw Buurt. Deze dienst voeren we stapsgewijs in. Zo kunnen gemeenten van elkaar leren én is het voor ons mogelijk om de e‐mailservice – indien nodig – te verbeteren.

Zodra de uitrol in uw gemeente plaatsvindt, krijgen al uw inwoners van 25 jaar en ouder met een MijnOverheid-account en een geverifieerd e-mailadres een welkomstmail waarin staat dat een abonnement voor ze is aangemaakt. Ze worden vanaf dan automatisch op de hoogte gesteld van nieuwe bekendmakingen rondom hun woonadres.

De welkomstmail heeft als onderwerp 'Welkom bij Berichten over uw Buurt' en Overheid.nl is de afzender. Er wordt kort uitgelegd wat Berichten over uw Buurt is en waarom de inwoner de welkomstmail ontvangt.

In de mail worden er één of meerdere bekendmakingen over de buurt van de inwoner opgenomen. De standaard straal is ingesteld op basis van de bevolkingsdichtheid rondom het woonadres. Een inwoner van een grote stad krijgt dus meer bekendmakingen in deze mail te zien dan een inwoner van een dorp.

Met deze e-mail krijgen uw inwoners een eerste indruk van de dienst en komen ze in aanraking met digitale bekendmakingen. In de e-mail leest uw inwoner ook hoe de frequentie of straal aangepast kan worden. Daarnaast wordt de mogelijkheid tot uitschrijving geboden. Als laatste wordt er in de e-mail naar deze informatiepagina over Berichten over uw Buurt verwezen.

Op de algemene informatiepagina vindt u een voorbeeld van de welkomstmail. 

Al uw inwoners van 25 jaar en ouder met een geverifieerd e-mailadres en een MijnOverheid-account zullen straks automatisch aangemeld worden voor Berichten over uw Buurt rondom hun woonadres.

Via de e-mailservice op Overheid.nl kan een inwoner zich zélf abonneren op Berichten over uw Buurt rondom een zelfgekozen adres. Denk bijvoorbeeld op basis van het adres van een vakantiewoning. De e-maildienst op Overheid.nl zal parallel blijven bestaan.

De dienst Berichten over uw Buurt rondom een zelfgekozen adres stelt mensen in staat één of meerdere abonnementen op een zelfgekozen adres aan te maken. Deze e-mails zijn herkenbaar aan het onderwerp dat eindigt met de postcode van het abonnement. De dienst Berichten over uw Buurt rondom uw woonadres toont geen postcode in het onderwerp.

Er vindt geen landelijke campagne rondom de dienst plaats. Inwoners worden enkel per e-mail geïnformeerd. Iedere gemeente is verantwoordelijk om de aankondiging van de dienst zelf over te brengen. Daar zijn twee redenen voor:

1. De situatie per gemeente en dus per inwoner is zeer verschillend;
2. De uitrol vindt gefaseerd over meerdere maanden plaats.

Als gemeente kunt u via uw eigen communicatiekanalen inwoners op de hoogte stellen van de dienst. In verband met het hoge aantal inwoners dat onaangekondigd wordt aangeschreven, is het van belang dat zij zo volledig en begrijpelijk mogelijk hierover worden geïnformeerd. Ter ondersteuning voor uw organisatie heeft KOOP drie hulpmiddelen ontworpen:

• Een communicatietoolkit met daarin verschillende communicatiemiddelen
• Modelkennisgevingen
• Een checklist direct duidelijke berichten

Nee, de dienst Berichten over uw Buurt is niet in strijd met privacywetgeving. Dit is zowel bij de Autoriteit Persoonsgegevens als bij de Europese Algemene verordening gegevensbescherming getoetst.  Berichten over uw Buurt volgt uit de sinds 1 juli 2021 geldende Wet elektronische publicaties en staat uitgewerkt in hoofdstuk 4 van de Regeling elektronische publicaties.

De e-mails van Berichten over uw Buurt zijn zorgvuldig samengesteld. De teksten zijn op taalniveau B1 geschreven. Eenmaal verstuurd is de e-mail beschikbaar in een html- en een tekstvariant. De tekstvariant is bij uitstek geschikt voor zogenaamde voorleessoftware. Zo wordt ervoor gezorgd dat de e-mails toegankelijk zijn.

Ja, gemeenten worden via onze informatiepagina en aankondigingen in tweewekelijkse nieuwsbrieven geïnformeerd over wanneer hun gemeente aan de beurt is. Wanneer uw gemeente aan de beurt is, leest u dat daar minimaal vier weken van tevoren. Mocht u deze nieuwsbrief nog niet ontvangen, dan kunt u zich hier aanmelden.

Dat is omdat de overheid het belangrijk vindt dat inwoners informatie krijgen over bekendmakingen die gaan over hun woonomgeving. De beste manier om dit te doen is inwoners hierover e-mails te sturen. Zo kan er gemakkelijker inspraak plaatsvinden en kan er bezwaar worden gemaakt als ze het er niet mee eens zijn.

Hieronder leest u hoe u als gemeente hier het beste op kunt voorbereiden.

Begin november 2023 zijn we gestart met de uitrol van de nieuwe e‐mailservice Berichten over uw Buurt. Deze dienst voeren we stapsgewijs in. Zo kunnen gemeenten van elkaar leren én is het voor ons mogelijk om de e‐mailservice – indien nodig – te verbeteren.

Voor de eerste 23 gemeenten nemen we ruim tien weken de tijd. Als uw gemeente in deze kopgroep zit, hebben we persoonlijk contact met u opgenomen. Welke gemeenten dit zijn, staat op de algemene informatiepagina.

Wij houden u op de hoogte via onze tweewekelijkse nieuwsbrief en de algemene informatiepagina. Wanneer de uitrol in uw gemeente start, leest u dat minimaal vier weken van tevoren. Op die manier heeft u genoeg tijd om uw inwoners te informeren. Wij raden u aan om deze nieuwsbrief en informatiepagina ook te delen met de communicatie‐afdeling en het klantcontactcentrum van uw gemeente.

Mocht u deze nieuwsbrief nog niet ontvangen, dan kunt u zich hier aanmelden.

Dit duurt maximaal één dag. Kleine gemeentes sluiten we in één keer aan. Bij grotere gemeentes sluiten we inwoners stapsgewijs aan. Dat betekent dat het kan voorkomen dat de ene inwoner de welkomstmail 's ochtends ontvangt en de andere inwoner 's avonds. Het maakt daarbij niet uit of inwoners in hetzelfde huishouden wonen. 

Het introduceren van een nieuwe dienst brengt mogelijk ook vragen vanuit uw inwoners met zich mee. Zo kunt u als gemeente rekening houden met de volgende scenario's: 

• Na het verzenden van de welkomstmail over de e-mailservice zouden er meer vragen kunnen binnenkomen bij het klantcontactcentrum van uw gemeente; 
• Doordat inwoners meer inzicht krijgen in bekendmakingen uit hun buurt, is een mogelijk gevolg dat de bezwaarschriften binnen uw gemeente toenemen.

Naast bovengenoemde scenario's is het verstandig om afstemming te zoeken met de afdeling communicatie van uw organisatie, en om andere betrokken collega's tijdig te informeren. 

Mocht u dit lezen en werkzaam zijn bij een provincie of waterschap dan zijn bovengenoemde scenario's ook een mogelijkheid voor uw organisatie. Uw bekendmakingen worden namelijk óók opgenomen in de Berichten over uw Buurt e-mails. 

Deze informatie is nog niet beschikbaar. KOOP en Logius werken aan de realisatie van een platform dat voorziet in deze informatiebehoefte. Zodra er meer bekend is over de opleverdatum, communiceren we dit via de tweewekelijkse nieuwsbrief. Mocht u deze nieuwsbrief nog niet ontvangen, dan kunt u zich hier aanmelden.

Als gemeente kunt u terecht met uw vragen bij de KOOP Servicedesk. 

Met ingang van de Wet elektronische publicaties per 1 juli 2021 zijn overheidsorganisaties verplicht om officiële bekendmakingen digitaal te publiceren. De overheid vindt het belangrijk dat inwoners weten van bekendmakingen die gaan over de omgeving van hun woonadres. Bekendmakingen gaan bijvoorbeeld over de vergunningsaanvraag voor de uitbouw van de buren. Of het kappen van een boom in de straat. Deze bekendmakingen noemen we Berichten over uw Buurt.

De overheid informeert uw inwoners over deze bekendmakingen via de nieuwe e-mailservice Berichten over uw Buurt. Mochten ze liever geen e-mails willen ontvangen, dan kunnen inwoners zich eenvoudig afmelden.

1. Het gebied waar de berichten over gaan. Deze kunt u instellen op 125, 250, 500, 1000, 1500 of 3000 meter. Zijn ze geïnteresseerd in een groter gebied? Ze kunnen er ook voor kiezen om berichten van verder weg te ontvangen. Die gaan over bekendmakingen die buiten hun buurt liggen, maar mogelijk wel effect op hun directe leefomgeving hebben. Als laatste kunnen ze er ook voor kiezen om berichten over de hele gemeente te ontvangen.
    
2. Hoe vaak ze een e-mail krijgen. Ze kunnen kiezen tussen dagelijks of wekelijks. Standaard staat wekelijks ingesteld. 

Alle instellingen zijn te wijzigen door met DigiD in te loggen op de website van MijnOverheid. Ga daar naar ‘Wonen’ en klik op ‘Berichten over uw Buurt’. Bovenaan staat vervolgens in het blauwe blok 'Beheer hier uw abonnement'. Klik daarop en volg vervolgens de instructies.

Nadat uw inwoner de welkomstmail ontvangen heeft, krijgt deze persoon automatisch een willekeurige dag toegewezen waarop ze de reguliere Berichten over uw Buurt e-mail ontvangen. Dit kan elke dag van de week zijn, inclusief de zondag. Deze dag is vast en kan niet gewijzigd worden.

De Berichten over uw Buurt e-mail is persoonlijk, en gebaseerd op het woonadres van uw inwoner. Het kan voorkomen dat huisgenoten, familieleden of buren op een andere dag de Berichten over uw Buurt e-mail ontvangen. De inhoud van die e-mail kan ook verschillen van die van uw inwoner, omdat er dan andere bekendmakingen door bijvoorbeeld uw gemeente zijn gedaan.

Uw inwoner kan kiezen tussen twee opties: dagelijks of wekelijks. Standaard staat wekelijks ingesteld.

Om meer of minder bekendmakingen in te kunnen zien moet de straal rondom het woonadres worden vergroot. Deze kunt u instellen op 125, 250, 500, 1000, 1500 of 3000 meter. Zijn ze geïnteresseerd in een groter gebied? Ze kunnen ook kiezen om berichten van verder weg te ontvangen. Die gaan over bekendmakingen die buiten uw buurt liggen, maar mogelijk wel effect op uw directe leefomgeving hebben. Als laatste kunnen zeer ook voor kiezen om berichten over de hele gemeente te ontvangen.

Uw inwoners kunnen dit zelf regelen in MijnOverheid. Onder het thema 'Wonen' kan onder 'Berichten over uw Buurt' de straal vergroot of verkleind worden.

Afhankelijk van de vraag of opmerking kunnen inwoners het volgende doen:

• Het inzien van stukken? De inwoner dient eerst na te gaan of de stukken als bijlage zijn toegevoegd aan de bekendmaking. Als dit niet zo is kan de inwoner hierover contact opnemen met de organisatie die de bekendmaking heeft gedaan.
• Het maken van bezwaar? In de bekendmaking staat hoe dit gedaan kan worden. Als de inwoner vragen heeft over de bezwaarprocedure kan er contact opgenomen worden met de organisatie die de bekendmaking heeft gepubliceerd.
• Meer informatie willen of klopt de inhoud van een bekendmaking niet? De inwoner kan contact opnemen met de organisatie die de bekendmaking heeft gedaan. MijnOverheid en Overheid.nl gaan niet over de inhoud van een bekendmaking.

Als de inwoner contact op wilt nemen met een organisatie die de bekendmaking heeft gepubliceerd, kunnen de contactgegevens opgezocht worden in het Register van Overheidsorganisaties. De naam van de organisatie staat altijd bovenaan de bekendmaking.

Een MijnOverheid-account kan alsnog aangemaakt worden. Hier heeft uw inwoner een burgerservicenummer (BSN) en een e-mailadres voor nodig. Zodra dit geregeld is, zal deze inwoner ook aangemeld zijn voor Berichten over uw Buurt.

Ja, zolang deze inwoner ook aan de andere voorwaarden voldoet. Dat betekent dat deze persoon een e-mailadres moet hebben opgegeven in MijnOverheid en in Nederland woont. Als deze persoon hieraan voldoet, krijgt deze persoon na de verjaardag een welkomstmail. Daarin staat uitgelegd wat de dienst precies is, op welke manier de instellingen aan te passen zijn en hoe het afmelden werkt. Vervolgens krijgt deze inwoner automatisch de standaard Berichten over uw Buurt e-mail.

Afmelden voor de dienst kan op twee manieren.

Per mail

1. Open de e-mail van Berichten over uw Buurt;
2. Klik op de link in “Wilt u zich afmelden? Dat kan eenvoudig op Overheid.nl.” onderaan de e-mail.

Via MijnOverheid

1. Ga naar de website van MijnOverheid;
2. Log in met DigiD;
3. Ga naar het thema Wonen;
4. Klik op Berichten over uw Buurt;
5. Volg de instructies op deze pagina.

In de welkomstmail staat een verwijzing naar deze speciaal daarvoor ingerichte informatiepagina. Vanuit die pagina wordt ook verwezen naar deze pagina met veelgestelde vragen. Ook kan uw inwoner via deze pagina's zelf een vraag stellen.