Hoofdstuk 5 - Opmaken van een OP Stijl sjabloon

Opmaken van een opsomming

Heeft u de tekst gekopieerd en geplakt zonder opmaak ('alleen tekst behouden')? Als er een opsomming in het brondocument stond, is deze weggevallen. U zult de opsommingen weer opnieuw moeten opmaken.

Ziet u nog wel een nummering in uw document? De opsomming is dan waarschijnlijk opgemaakt door de nummers handmatig te typen. Als u op deze manier de opsomming opmaakt, dan wordt deze na het importeren van het document niet goed uitgelijnd. Het kan ook voorkomen dat de opsomming helemaal wegvalt.

Maak de opsomming daarom altijd op met de opsommingsknoppen van Word, zie afbeelding hieronder.

De opsomming krijgt de stijl Lijstalinea. Heeft u de opsomming handmatig gemaakt, dan heeft de opsomming de stijl Standaard;Alinea. U kunt dit zien door het document in de conceptweergave te bekijken.

Welke opsommingen zijn wel mogelijk?

• Ongenummerde opsommingen met een bullet (•)
• Genummerde opsommingen met een cijfer (1, 2, 3), Romeijns cijfer (i, ii, iii), Romijns cijfer in hoofdletters (I, II, III), letters (a, b, c) en hoofdletters (A, B, C)
• Opsommingen met meerdere niveaus

Welke opsommingen zijn niet mogelijk?

• Handmatige opsommingen. Deze krijgen de stijl 'Standaard;Alinea'. De handmatige nummering kan na het importeren wegvallen
• Ongenummerde opsommingen met een ander teken dan een bullet, bijvoorbeeld met streepjes (‐). Deze tekens worden na het importeren vervangen door een bullet (•)
• Opsommingen in tabellen. Deze worden omgezet naar losse regels
• Genummerde opsommingen met 1^e of 1). De opsomming wordt na het importeren weergegeven als 1
• Doornummeren vanuit een eerdere opsomming
• Opsommingen starten met een hoger getal dan 1

Hoe maak ik een eenvoudige opsomming?

Selecteer de tekst. De tekst heeft nu nog de stijl Standaard;Alinea.

Kies de gewenste opsomming, bijv. 1.2.3.

De opsomming ziet er als volgt uit. De stijl is Lijstalinea.

U kunt alle opsommingen uit de 'Bibliotheek Nummering' gebruiken. De nummering krijgt na importeren echter wel een standaard uiterlijk.

Dit geldt ook voor de opsommingen uit de 'Bibliotheek Opsommingtekens'. U kunt in het Word-document alle opsommingstekens gebruiken. Na importeren worden deze tekens als een bolletje getoond (rood omcirkeld).

Hoe maak ik een opsomming met meerdere niveaus (geneste opsomming)?

Voor het voorbeeld gaan we uit van de onderstaande opsomming in het brondocument:

U volgt de onderstaande stappen om een opsomming met meerdere niveaus te maken:

Stap 1

Selecteer eerst de tekst die u als opsomming wil aanmerken. Klik dan op de opsommingstekens '1,2,3'.

De opsomming ziet er als volgt uit:

Stap 2

Selecteer vervolgens de tekst opsomming 3 en 4.

Klik op 'Inspringen vergroten' of op de Tab-toets.

De opsomming ziet er nu als volgt uit:

Stap 3

Selecteer nu de onderste tekst: Opsomming 5 en Opsomming 6. Klik tweemaal op 'Inspringen vergroten' of de Tab-toets.

De opsomming ziet er als volgt uit:

Stap 4

Stel u wil bolletjes in plaats van i, ii in het voorbeeld:

Ga dan met de cursor voor de betreffende tekst staan. Klik nu op de 'Opsommingsteken' bolletje.

De opsomming ziet er dan als volgt uit:

Ons advies is om niets te veranderen aan de afstand waarop ingesprongen wordt.

Opsomming uitlijnen

• Standaard uitlijning aanpassen

U kunt de uitlijning in het Word-document handmatig aanpassen, maar na het importeren wordt de uitlijning weer teruggezet naar de standaard uitlijning

• Nieuwe regel beginnen binnen een opsomming

Wilt u een nieuwe regel beginnen maar geen nieuw opsommingspunt? Gebruik dan de toetsencombinatie SHIFT + Enter.

Invoegen van een afbeelding

U kunt op drie manieren een afbeelding invoegen.

Via kopiëren en plakken vanuit uw andere Word-document

• Selecteer de afbeelding uit uw document. Kopieer deze naar uw klembord
• Ga met uw cursor op de juiste plek in het nieuwe document staan. Plak hier de afbeelding

Afbeeldingen invoegen via Microsoft Word

• Sla de afbeelding op uw computer op
• Toegestane formaten zijn .png en .jpeg en .jpg
• Ga naar het Word-document en klik op het tabblad 'INVOEGEN'
• Klik op 'Afbeeldingen'
• Selecteer de afbeelding die u wil invoegen

• Kies bij de indelingsopties voor ‘In tekstregel’

Bij de andere opties verschijnt namelijk een anker. Documenten met een anker kunnen niet geïmporteerd worden.

Let op: in de conceptweergave is de afbeelding niet zichtbaar. U ziet een wit vlak. Bekijk uw document in de afdrukweergave om de afbeelding te kunnen zien.

U kunt geen afbeelding toevoegen via de optie kopiëren en plakken. U krijgt dan een foutmelding bij het importeren van het document.

Afbeeldingen invoegen via de XOPUS-editor

• Importeer eerst het Word-document zonder de afbeelding
• Klik op 'Dossier bewerken'. U komt terecht in de XOPUS-editor

• Plaats uw cursor op de plek waar u de afbeelding wilt invoegen. Let op dat u uw cursor niet in de aanhef of ondertekening plaatst
• Klik in het scherm op het icoon voor de afbeelding (rood omcirkeld in bovenstaande schermafbeelding):
  • Afbeelding. Klik op 'Bladeren', zoek de afbeelding op en selecteer deze
  • Naam. Geef de afbeelding een naam. In de naam mag geen punt (.) voorkomen
  • Breedte: Geef de gewenste breedte op. De maximale breedte van een afbeelding mag 15,9 centimeter zijn. Dit kunt u aanduiden door 15.9cm (met punt en zonder spatie) in te voeren
• Klik vervolgens op 'Invoegen'

Invoegen van een tabel

Een tabel kan op meerdere manieren worden gemaakt.

Wat kan wel in een tabel?

• Afbeeldingen

Wat kan niet in een tabel?

• Opsommingen. Deze worden omgezet naar losse regels.
• Tabellen in voetnoten
• Tabellen in tabellen
• Tabellen in de aanhef of ondertekening
• Gekleurde vlakken of letters. Het document kan geïmporteerd worden, maar de kleuren vallen weg
• Symbolen, zoals emoji. De symbolen worden niet geïmporteerd

Tabel kopiëren en plakken zonder opmaak

In hoofdstuk 3 hebben we uitgelegd dat u bij het kopiëren van tekst uit het originele document het beste kunt kiezen voor de plakoptie ‘Alleen tekst behouden’. Het gevolg van deze plakoptie is dat alleen de tekst overblijft. Hoe maakt u hier weer een tabel van?
 

Tabel uit het originele document

Tabel na plakken met de optie ‘Alleen tekst behouden (T)’

Hoe maakt u hier weer een tabel van?

U ziet dat alle randen zijn verdwenen en er alleen tekst over is. Tussen de tekst staan tabs.

• Selecteer de tekst die een tabel moet worden
• Ga naar tabblad 'INVOEGEN' en kies 'Tabel'

• Kies voor de optie ‘Tekst naar tabel converteren’

• Kies voor Lijstscheidingsteken ‘Tab’
  • Er wordt automatisch ingevuld hoeveel kolommen en rijen er zijn. Controleer of dit klopt. In dit voorbeeld zijn er 3 kolommen en 3 rijen. Klopt dit niet? Controleer dan of er misschien te veel of te weinig tabs staan. Pas dit eventueel aan

• Klik op OK

U kunt hierna in het Word-document de tabel aanpassen naar wens. U kunt bijvoorbeeld kolommen breder of smaller maken. Of kolommen of rijen toevoegen of verwijderen.

Tabel kopiëren en plakken met opmaak

Heeft u een grote tabel en vindt u het te veel werk om de tabel opnieuw te maken? Kopieer de volledige tabel en plak deze met de plakoptie ‘Opmaak bron behouden’ in de sjabloon.

Randen tabel zichtbaar maken

De randen van de tabel in het Word-document zijn zichtbaar. Zodra u het Word-document importeert zult u zien dat de randen (deels) verdwenen zijn.

• In de document details in DROP ziet u dat de randen een stippellijn zijn. U ziet ook dat de grootte en breedte van de tabel is aangepast
• In het voorbeeld / de PDF zijn de randen verdwenen

Weergave tabel in Document details of webversie

Weergave tabel in Voorbeeld of PDF-versie

Aanpassen stijl sjabloon aan eigen huisstijl

U kunt de opmaakstijlen in de sjabloon niet aanpassen. Wat bedoelen wij hier mee? Stel u vindt de letters van de stijl OP_Titel te groot. Als u nu in het document de titel selecteert en de letters kleiner maakt, kunt u het document niet importeren. U krijgt een foutmelding.

De volgende aanpassingen aan de opmaak zijn wel toegestaan:

• Stippellijn bij OP_Aanhef en de streep bij OP_Ondertekening weghalen
• Opmaak van de titels aanpassen
• Logo van uw organisatie toevoegen

Stippellijn bij OP_Aanhef en streep bij OP_ Ondertekening weghalen

Bij de stijl OP_Aanhef ziet u een stippellijn in de kantlijn.

Bij de stijl OP_Ondertekening ziet u een doorgetrokken streep.

Deze haalt u als volgt weg:

• Ga met de cursor op de stijl OP_Aanhef of OP_Ondertekening staan
• Klik op de rechtermuisknop en kies voor 'Wijzigen'

• Klik op 'Opmaak' en kies voor 'Rand'

• Selecteer 'Geen' en klik op 'OK'

Opmaak titels aanpassen

• Ga met de cursor op de stijl staan, bijvoorbeeld OP_Titel
• Klik op de rechtermuisknop en kies voor 'Wijzigen'

• Pas de opmaak naar wens aan. Vul bijvoorbeeld een kleiner lettertype in of maakt de titel vetgedrukt
• Klik vervolgens op 'OK'

Herhaal dit eventueel voor de overige titels.

Logo organisatie toevoegen aan de sjabloon

Op de publicatie wordt automatisch het logo van uw organisatie getoond.

Gewijzigde sjablonen opslaan

Sla de lege sjabloon met de gewijzigde stijlen op uw computer op en gebruik deze voor de opmaak van het besluit.