Tekst kopiëren naar de sjabloon

Wij gaan er in deze handleiding vanuit dat u de tekst van het besluit heeft ontvangen in een standaard Word-document. U gaat vervolgens deze tekst overzetten in de speciale sjabloon:

  • Open een leeg sjabloon die u heeft opgeslagen op uw computer (zie hoofdstuk 1: Welke sjablonen zijn er?)
  • Zet de conceptweergave in uw document aan (zie hoofdstuk 2: Conceptweergave inschakelen)
  • Kopieer de tekst uit het standaard Word-document. Dit doet u als volgt:
    • Selecteer alle tekst met de toetsencombinatie Ctrl + A
    • Kopieer de tekst met de toetsencombinatie Ctrl + C
  • Plak de tekst in de sjabloon met de plakoptie ‘Alleen tekst behouden’
Schermafbeelding van de plakoptie 'Alleen tekst behouden' in het Startmenu van Word

Gebruik niet de toetsencombinatie Ctrl + V. U kopieert dan opmaakstijlen uit het oorspronkelijke document mee en dat is niet de bedoeling.

Let op: Alleen de speciale opmaakstijlen in de sjabloon zijn toegestaan. Kopieer daarom geen andere stijlen naar het document. Het document kan niet geïmporteerd worden in DROP als er andere stijlen in het document voorkomen. Plak de tekst dus altijd in de sjabloon met de plakoptie ‘Alleen tekst behouden’.

U ziet nu dat alleen de tekst is gekopieerd naar de sjabloon. Bevat het document ook afbeeldingen en tabellen? U leest in hoofdstuk 5 hoe u deze in het document kunt opnemen.

Toepassen van de opmaakstijlen

Zet de conceptweergave aan.

Als u de tekst heeft gekopieerd zoals hierboven beschreven, ziet u in het deelvenster aan de linkerkant alleen de stijl ‘Standaard; Alinea’.

Schermafbeelding van het deelvenster in conceptweergave van Word waarin de opmaakstijl ‘Standaard; Alinea’ te zien is

OP_Titel is de enige verplichte stijl. De overige stijlen zijn optioneel. De stijlen zorgen echter voor een bepaalde structuur en voor een inhoudsopgave bij de bekendmaking op www.officielebekendmakingen.nl. Wij raden u daarom aan om de stijlen zoveel mogelijk te gebruiken.

Hoe past u de stijlen toe?

  1. Selecteer de tekst waarop u de stijl wilt toepassen
  2. Klik in de stijlenbalk in het menutabblad 'Start' op de stijl naar naar keuze

Enkele aandachtspunten

Word kent veel opmaakmogelijkheden die bij het importeren van het document verloren gaan

U kunt deze mogelijkheden wel gebruiken in de sjabloon, maar houd er rekening mee dat het document er na importeren anders uit kan zien. Dit voorkomt teleurstellingen achteraf.

Denk aan:

  • Kleuren en symbolen: gekleurde letters worden veranderd in zwarte letters. In een tabel worden gekleurde vlakken zonder kleur weergegeven. Symbolen, zoals emoji, worden verwijderd
  • Harde pagina-eindes of sectie-eindes: deze worden verwijderd. De Word-import maakt namelijk een eigen pagina-indeling
  • Tabs: tabs worden verwijderd. Hierdoor kan de opmaak er na importeren anders uitzien
  • Invulvelden: Invulvelden worden verwijderd, inclusief de in het veld ingevulde tekst
  • Opsommingstekens anders dan bolletjes: van streepjes, sterretjes en andere opsommingstekens worden bolletjes gemaakt
  • Handmatig uitlijnen van tekst of opsomming: de Word-import negeert dit en houdt de standaard uitlijning aan

Pas de opmaak van de stijlen niet aan

  • Pas het lettertype of de lettergrootte niet aan. OP_Titel, bijvoorbeeld, heeft grote letters. Na het importeren zult u zien dat de letters minder groot zijn. Maakt u de letters in de sjabloon kleiner, dan kunt u het document niet importeren
  • Wijzig de opmaak van de titels niet. De titels hebben een standaard opmaak. Ze zijn vetgedrukt of cursief of juist niet. Pas dit niet aan. U kunt een titel ook niet onderstrepen. Standaard alineatekst kunt u uiteraard wel vet of cursief maken of onderstrepen. Het gaat om de volgende titels: OP_Titel, OP_Hoofdstuk_Titel, OP_Artikel_Titel, OP_Paragraaf_Titel, OP_Bijlage_Titel, OP_NotaToelichting_Titel. Hoe u de opmaak van de sjabloon wel kunt aanpassen, bijvoorbeeld aan uw eigen huisstijl, leest u in hoofdstuk 5.

Bevat het document tabellen of afbeeldingen?

Tabellen en afbeeldingen veroorzaken vaak een foutmelding. Importeer eerst het document zonder deze tabellen of afbeeldingen. U weet dan zeker dat de rest van uw document in orde is.

Bekijk uw document

Wat is de structuur? Bevat de tekst hoofdstukken, artikelen, leden? Houd dan rekening met de toegestane structuur.

Heeft u het document succesvol kunnen importeren?

Sla dit document op voor een volgende keer.