Hoofdstuk 1 - DROP

Inleiding - Wat is DROP?

Informatie over de applicatie DROP vindt u op deze website. Publicaties via DROP verschijnen op https://www.officielebekendmakingen.nl. De Decentraleregelingenbank bevat alle regelingen.

DROP in de praktijk

Het publiceren van regelingen en publicaties is een belangrijk onderdeel van de transparantie en openbaarheid van overheden. Besluiten, verordeningen en andere relevante documenten moeten op het juiste moment en op de juiste manier openbaar worden gemaakt, zodat burgers, bedrijven en andere overheden goed geïnformeerd worden. Dit publicatieproces moet zorgvuldig verlopen en voldoen aan wettelijke eisen, zoals vastgelegd in de Bekendmakingswet en de Wet elektronische publicaties (Wep).

In de praktijk is DROP hierbij een essentieel hulpmiddel. Dagelijks ontvangt u documenten die u moet publiceren, zoals beleidsregels, omgevingsvergunningen en verordeningen. Vaak begint dit proces intern, waarbij u van juridische medewerkers of beleidsmedewerkers teksten ontvangt om te publiceren. U voert de tekst in in DROP en controleert, zodat deze correct en volledig wordt vastgelegd en op de juiste manier gepubliceerd. Dit betekent dat u de teksten en metadata zorgvuldig moet verwerken. Op die manier voldoen publicaties niet alleen aan wettelijke eisen, maar zijn ze ook goed vindbaar en begrijpelijk.

DROP koppelt publicaties aan de juiste regelingen en bekendmakingen, zodat informatie overzichtelijk en publiekelijk toegankelijk blijft. Ook biedt DROP mogelijkheden via de functionaliteit 'Word-import' om op een snelle en efficiënte wijze complexe en lange documenten te importeren. Zie hiervoor de handleiding Word-import.

Rollen in DROP

Wat u in DROP mag doen is afhankelijk van de rol of rollen die u krijgt. De contactpersoon van uw organisatie geeft aan KOOP door welke rollen u krijgt. Zie voor het aanmeldingsproces paragraaf 2.1 van deze handleiding.

Voor een beschrijving van het aanmeldingsproces en de verschillende rollen, zie de pagina Aanmelden voor DROP.

Dossiers in DROP

In DROP organiseert en beheert u uw publicaties binnen zogenaamde dossiers. Een dossier fungeert als een virtuele map waarin alle documenten en gegevens over bepaalde publicatie(s) staan. Zo kunt u informatie gestructureerd opslaan, volgen en eenvoudig terugvinden. Elk dossier bevat relevante metadata, zoals de titel, de verantwoordelijke organisatie, en de publicatiedatum. Ook kan een dossier verschillende soorten documenten bevatten, zoals besluiten, verordeningen of andere regelingen die in het kader van een bepaald project of proces moeten worden gepubliceerd.

Door het gebruik van dossiers kunt u eenvoudig zien welke documenten met elkaar samenhangen en welke stappen in het publicatieproces nog moeten worden doorlopen. Dit zorgt voor overzicht en maakt het makkelijker om de voortgang te monitoren. Dossiers helpen ook bij het naleven van administratieve en wettelijke vereisten, doordat ze een gestructureerde en traceerbare manier bieden om documenten op te slaan en te archiveren. 

Statussen en acties bij dossiers in DROP

In DROP wordt het proces van documentbeheer en publicatie overzichtelijk gemaakt door gebruik te maken van verschillende statussen die aan dossiers gekoppeld zijn. Deze statussen geven aan in welk stadium van het publicatieproces een dossier zich bevindt.