Aanmelden bij Digitaal Loket

Om gebruik te maken van het Digitaal Loket moet uw organisatie geregistreerd zijn. De registratie zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot het loket.

Hiervoor is het noodzakelijk dat aanleverende partijen één of meerdere contactpersonen aanwijzen die de gegevens van de geautoriseerde aanleveraars doorgeven aan de functioneel beheerder van het Digitaal Loket, namelijk Sdu.

Nieuwe organisatie aanmelden

In het hele proces worden diverse taken en bevoegdheden onderscheiden. Om ervoor te zorgen dat de bevoegdheden op de juiste manier worden ingevuld, is het noodzakelijk om éénmalig de drie verschillende formulieren in te vullen en als set te versturen naar Sdu. De set formulieren bestaat uit:

1. een formulier ter registratie van een Bevoegd Persoon van een organisatie;
2. een formulier om de contactpersoon, aanleveraar en supervisor van de organisatie te registreren;
3. een formulier om een groep aanleveraars te registreren.

Wijzingen

Wanneer er wijzigingen of beëindigingen van rollen zijn, kunt u de specifieke, losse registratieformulieren opsturen.

Rollen en bevoegdheden

Binnen het Digitaal Loket onderscheiden we verschillende rollen.

Bevoegd persoon
Een bevoegd persoon heeft het mandaat om één of meer contactpersonen voor de organisatie te benoemen en te (laten) registreren door de Functioneel Beheerder van Sdu. Idealiter is een bevoegd persoon de leidinggevende van de contactpersoon, vanwege het escalatieniveau. Een bevoegd persoon kan niet inloggen in het loket en kan dus niet aanleveren. Met de bevoegd persoon wordt alleen contact opgenomen als, om welke redenen dan ook, er geen communicatie met de contactpersoon mogelijk is.

Contactpersoon
De contactpersoon is verantwoordelijk voor de aan- en afmelding van aanleveraars en supervisors die publicaties mogen aanleveren, goedkeuren en intrekken in het Digitaal Loket. Daarnaast is de contactpersoon verantwoordelijk voor het doorgeven van overige mutaties bij Sdu (bijvoorbeeld het uitbreiden van autorisaties op het gebied van documenttypes of het afmelden van personen die niet meer aanleveren). Sdu gebruikt de contactpersoon als formeel aanspreekpunt binnen de organisatie. Een contactpersoon mag tevens aanleveraar en supervisor zijn.

Aanleveraar
De aanleveraar levert de officiële publicatie aan en voorziet deze van eventuele extra gegevens, zoals grondslag en documenttype. De aanleveraar kan de door Sdu opgemaakte documenten vervolgens inzien via het Digitaal Loket en bij expliciete goedkeuring zo nodig corrigeren of goedkeuren. Per organisatie kunnen meerdere aanleveraars geregistreerd worden.

Groep aanleveraars
De gebruiker kan alleen opdrachten inzien en bewerken die in zijn of haar groep voorkomen. De organisatie stelt één of meer groepen samen, bijvoorbeeld een groep per afdeling of thema. Per groep kan slechts één persoon als contactpersoon fungeren. De contactpersoon geeft op het registratieformulier per groep aan welke documenttypes kunnen worden aangeleverd. Tevens geeft hij aan of de notificaties van het loket naar een gezamenlijke inbox van de groep verstuurd moeten worden of naar de aanleveraar van de opdracht.

Supervisor
Een supervisor is een rol bij de aanleverende partij die opdrachten kan inzien, intrekken en eindproducten goedkeurt. Als een persoon zowel de rol van aanleveraar als supervisor heeft, dan kan hij het proces van aanleveren t/m goedkeuren eindproducten afhandelen.