Digitale terinzagelegging vanaf 1 juli 2023 verplicht
Na overleg met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), het Interprovinciaal Overleg (IPO) en de Unie van Waterschappen (UvW) is geadviseerd om de verplichting op 1 juli 2023 en nog niet op 1 januari 2023 in te laten gaan. De staatssecretaris heeft hiermee ingestemd. Zo hebben marktpartijen de gelegenheid om hun software af te maken en hebben decentrale overheden de gelegenheid om hiermee ervaring op te doen. De ontwikkelingen op softwaregebied bij leveranciers die voorzieningen gaan bieden hiervoor, gaan hard. Inwerkingtreding van de wettelijke verplichting per 1 juli 2023 is daarom haalbaar.
De digitale terinzagelegging is een van de vereisten uit de Wet elektronische publicaties (Wep). Vanaf het moment dat dit deel van de Wep van kracht is, vindt terinzagelegging als volgt plaats:
- In het elektronisch blad wordt een kennisgeving (zakelijke weergave van het besluit) gepubliceerd;
- In deze kennisgeving wordt verwezen naar een vindplaats. Dat is een hyperlink naar de internetlocatie waar de documenten, die relevant zijn voor de beoordeling van de aanvraag, voor digitale inzage geplaatst zijn.
- Het staat decentrale overheden vrij om de documenten die ter inzage gelegd moeten worden via een eigen oplossing te beheren en te ontsluiten. Het is ook mogelijk om deze documenten aan te bieden via DROP, via de handmatige invoer.
- Het is van belang om de digitale terinzagelegging zorgvuldig in te richten. Vanwege de privacy moeten stukken die publiekelijk ter inzage worden gelegd geanonimiseerd worden. Dat is nu ook al het geval. Maar op het internet zijn deze gegevens veel toegankelijker, waardoor zorgvuldig anonimiseren nog belangrijker is.
KOOP heeft een handreiking gemaakt voor het anonimiseren van documenten. Deze handreiking bevat:
- Een checklist met veel voorkomende gegevens waarbij is aangegeven of deze wel of niet gepubliceerd moeten worden;
- De aanbeveling om de eigen formulieren en sjablonen zo in te richten dat openbare en niet openbare gegevens uit elkaar worden gehouden;
- De aanbeveling om gebruik te maken van speciale software die persoonsgegevens in documenten kan opsporen en verwijderen;
- De aanbeveling om professionele partijen die aanvragen indienen (architecten, aannemers, e.d.) te vragen zelf al zo min mogelijk persoonsgegevens in de aanvraag op te nemen (voor deze partijen is een aparte handreiking beschikbaar).