Onderwerp 5 Functies en medewerkers

Transcript onderwerp 5 Functies en medewerkers

00:00:01 
Hallo, ik ben Marrig en ik ga het volgende onderwerp met uw behandelen in deze workshop.

00:00:08 
Dat is het onderwerp functies en medewerkers.

00:00:11 
'Functies" en 'Medewerkers' zijn menu-items in het register waar uw medewerkers op kunt voeren.

00:00:18 
Hoewel het door de Wet gemeenschappelijke regelingen niet verplicht wordt om medewerkers op te nemen en bij te houden in het GR-register, is het wenselijk dat tenminste de hoge functionarissen worden opgevoerd.

00:00:29 
Het GR-register is namelijk onderdeel van het Register van Overheidsorganisaties waarin op basis van het Koninklijk besluit de persoonsgegevens van leidinggevende personen binnen de Nederlandse overheid zijn opgenomen.

00:00:45 
Graag bespreek ik met u, hoe u een medewerker opvoert en bewerkt.

00:00:50 
Hoe te handelen als een medewerker uit dienst is getreden, en hoe te handelen als er sprake is van een functiewijziging.

00:01:01 
Om een medewerker in het register op te kunnen voeren, moet de functie van die medewerker al zijn aangemaakt.

00:01:07 
Dit doet u via het menu-item 'Functies'.

00:01:11 
Wanneer u voor het eerst een medewerker toe gaat voegen, gaat u dus eerst naar dit menu-item om de functies van die medewerkers in te voeren.

00:01:19 
Hier klikt u op de knop '+ Functie' rechtsboven in de blauwe balk.

00:01:26 
Vervolgens noteert u de functienaam in het veld 'Naam' en klikt u op 'Opslaan'.

00:01:32 
De functie is nu aangemaakt en verschijnt in het overzicht.

00:01:36 
U kunt nu nog meer functies aanmaken, of u gaat de medewerker opvoeren. U hoeft een functie overigens maar eenmaal aan te maken.

00:01:44 
Dat wil zeggen voor meerdere medewerkers, met dezelfde functie, hoeft de functie niet meerdere keren aangemaakt te worden.

00:01:54 
Voor het opvoeren van de medewerker gaat u naar menu-item 'Medewerkers', waar u klikt op '+ Medewerker'.

00:02:05 
In het invoerscherm dat dan opent, moeten de velden 'Naam" en 'Functie' ingevuld worden.

00:02:11 
Ook is het zeer wenselijk dat u de 'Startdatum' invult.

00:02:14 
In het veld 'Naam' vult u vanzelfsprekend de naam van de medewerker in. Het Register van Overheidsorganisaties hanteert hiervoor een vaste schrijfwijze.

00:02:24 
Via het informatie-icoontje dat u hier voor de term 'Naam' ziet staan, kunt u zien wat het format is van deze schrijfwijze. Probeer om voor iedere medewerker dit format zoveel als mogelijk aan te houden.

00:02:37 
Vul het veld 'Functie' door uw cursor in het veld te plaatsen of op het pijltje in het veld te klikken en in de lijst, waarin alle functies staan die u via menu-item 'Functies' heeft aangemaakt, de juiste functie te selecteren.

00:02:54 
Na het invullen van de medewerkersgegevens klikt u op 'Opslaan'.

00:02:58 
De medewerker verschijnt nu in het overzicht.

00:03:01 
Vervolgens kunt u een nieuwe medewerker aanmaken of de gegevens van een medewerker aanvullen met contactgegevens die afwijken van de ingevoerde contactgegevens bij het regionaal samenwerkingsorgaan of de 'Regeling zonder meer'.

00:03:15 
Als bij een medewerker geen contactgegevens worden ingevuld, wordt de medewerker op de publieke omgeving namelijk getoond met alle contactgegevens van het regionaal samenwerkingsorgaan of de 'Regeling zonder meer'.

00:03:28 
Maar kiest u ervoor om bijvoorbeeld een ander telefoonnummer bij de medewerker in te vullen, dan wordt op de publieke omgeving dit telefoonnummer getoond in plaats van het telefoonnummer van het regionaal samenwerkingsorgaan.

00:03:41 
Om contactgegevens toe te voegen aan een medewerker, klikt u op de betreffende medewerker in het overzicht.

00:03:50 
U ziet vervolgens een overzicht met de ingevoerde gegevens over die medewerker.

00:03:56 
Er zijn overigens meer gegevens dan u nu in dit scherm ziet.

00:04:01 
Behalve de onderdelen 'Algemeen' en 'Contactgegevens' bestaan ook nog de onderdelen 'Bezoekadres' en 'Postadres'.

00:04:08 
In dit scherm klikt u op 'Bewerken' in de lichtblauwe balk.

00:04:15 
Nu kunt u in de lichtblauwe balk kiezen voor het onderdeel waarvan u de gegevens wilt bijwerken: Contactgegevens- voor toevoegen van o.a. telefoonnummers of e-mailadressen-, bezoekadres en/of Postadres.

00:04:29 
In het bewerkscherm voert u vervolgens alleen de contactgegevens in die afwijken- in het voorbeeld een telefoonnummer- en klikt u op opslaan.

00:04:42 
Op de publieke omgeving ziet dit er dan als volgt uit.

00:04:46 
Links in het scherm staan de contactgegevens van de medewerker, met alleen het telefoonnummer dat afwijkt van de contactgegevens van het regionaal samenwerkingsorgaan dat u rechts in het scherm ziet.

00:05:00 
De medewerker is nu opgevoerd en treedt uit dienst of wijzigt van functie.

00:05:05 
Hoe verwerkt u dit in de redactieomgeving en wat zijn de aandachtspunten?

00:05:14 
Wanneer een medewerker uit dienst treedt, heeft u feitelijk twee opties.

00:05:18 
De eerste optie is het toevoegen van een einddatum aan de medewerker.

00:05:23 
Of de tweede optie: de medewerker markeren om te laten verwijderen door de redactie van het Register van Overheidsorganisaties.

00:05:33 
Het toevoegen van een einddatum is hiervan de meest wenselijke optie.

00:05:37 
Het verwijderen van medewerkers doet de Redactie van het Register van Overheidsorganisaties namelijk alleen wanneer de medewerker geen hogere functionaris was of wanneer er gebruik wordt gemaakt van het zogenaamde recht om vergeten te worden.

00:05:51 
Om een einddatum toe te voegen aan de medewerker, gaat u weer naar het menu-item 'Medewerkers'.

00:05:58 
Daar klikt u op de medewerker die uit dienst treedt en daarna op 'Bewerken'.

00:06:02 
U komt hierbij standard in het bewerkscherm van de algemene gegevens, waar u de 'Einddatum' invult en kiest voor 'Opslaan'.

00:06:14 
Gaat u nu terug naar het menu-item 'Medewerkers' is de medewerker waaraan u een einddatum heeft gegeven, niet meer zichtbaar in het overzicht.
00:06:23 
Dit komt doordat 'Alleen actieve medewerkers tonen' standaard is aangevinkt, zoals in het scherm links.

00:06:30 
Haalt u dit vinkje weg, dan ziet u een overzicht van alle medewerkers met én zonder einddatum, zoals in het scherm rechts.

00:06:39 
Medewerkers met een einddatum zijn overigens enkel in de redactieomgeving en in de XML-exports nog zichtbaar.

00:06:47 
Dit maakt het zogenaamde tijdreizen, zien wie wanneer bij de organisatie in dienst was, mogelijk.

00:06:53 
Op de publieke omgeving en in de CSV-export voor medewerkers, worden medewerkers met een einddatum niet getoond, en ziet u alleen de actieve medewerkers.

00:07:04 
Dit zijn medewerkers met en zonder startdatum.

00:07:10 
Wilt u toch gebruik maken van het zogenaamde recht om vergeten te worden, dan kunt u de medewerker markeren voor verwijdering, middels de daarvoor bestemde knop achter de naam van de medewerker.

00:07:22 
Een medewerker die gemarkeerd is om te verwijderen, wordt niet meer getoond op de publieke omgeving.

00:07:30 
Treedt een medewerker niet uit dienst, maar wijzigt de functie, dan kan dat betekenen dat de medewerker een geheel nieuwe functie gaat bekleden of dat de medewerker twee of meer functies gaat invullen.

00:07:42 
Omdat het nu nog niet mogelijk is om aan een medewerker meerdere functies met de start- en einddatum te koppelen, moet ook bij het wijzigen van de functie een einddatum aan de medewerker worden gegeven.

00:07:55 
Daarna moet de medewerker nogmaals worden opgevoerd.
00:07:58 
Enkel op deze manier kan een nieuwe of uitgebreide functie aan een medewerker worden gekoppeld.

00:08:04 
Dezelfde medewerker staat dan weliswaar meerdere keren in de redactieomgeving, maar wordt slechts eenmaal op de publieke omgeving getoond.

00:08:12 
Het is daarom extra wenselijk om altijd een startdatum én, indien van toepassing, een einddatum bij de medewerker in te vullen.

00:08:20 
Of u de medewerker direct opnieuw in kunt voeren, is er uiteraard weer van afhankelijk of de nieuwe functie al is aangemaakt.

00:08:28 
Is dit niet het geval?

00:08:29 
Maakt u eerst de functie aan.

00:08:37 
Vervult of gaat een medewerker een dubbele functie vervullen?

00:08:42 
Dan moeten, bij het aanmaken van de functie, beide functienamen worden vermeld in het veld 'Naam', doordat het niet mogelijk is om twee afzonderlijk aangemaakte functies aan één medewerker te koppelen.

00:08:54 
Deze aangemaakte functie koppelt u vervolgens aan de medewerker die u hiervoor op gaat voeren.

00:09:05 
Een medewerker zou dus meerdere keren in de redactieomgeving kunnen voorkomen met verschillende functies en verschillende start- en einddatums.

00:09:13 
Zoals de medewerker in het voorbeeld.

00:09:16 
Deze trad op 1 januari 2020 in functie als voorzitter. Per 1 juli 2020 heeft de medewerker deze taak neergelegd en het dienstverband voortgezet als lid van het Algemeen Bestuur.
00:09:31 
Die functie is vervolgens van 1 januari 2021 tot 1 september 2021 slechts tijdelijk uitgebreid met een taak als lid van het Dagelijks Bestuur.

00:09:43 
In het register zijn drie functies aangemaakt. Voorzitter, lid Algemeen Bestuur én lid Algemeen Bestuur en lid Dagelijks Bestuur.

00:09:53 
Om het wisselen in functie van de medewerker vast te kunnen leggen in het register, is de medewerker vier keer opgevoerd, waarbij het moment van functiewijziging de eind- of de startdatum van de medewerker is.

00:10:06 
Hiermee ben ik aan het eind gekomen van het onderdeel functies en medewerkers.