Onderwerp 2 Versiebeheer

Transcript onderwerp 2 Versiebeheer

00:00:00
Het tweede onderwerp gaat over versiebeheer. Daarbij wil ik met u doornemen de redactieomgeving, het versiebeheer in de redactieomgeving. Wanneer moet een gemeenschappelijke regeling worden bijgewerkt? Dat haakt dus eigenlijk aan op de vraag die zojuist is gesteld. En de publieke omgeving.
00:00:28
Met versiebeheer bedoelen we de wijzigingsgeschiedenis van een gemeenschappelijke regeling. Die wijzigingsgeschiedenis laat diverse versies van een gemeenschappelijke regeling zien met de daarbij behorende gegevens.
00:00:42
Het is verplicht om dit versiebeheer bij te houden in de redactieomgeving volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen.
00:00:49
In de redactie omgeving worden bovenaan in het menu-item 'Algemeen' de versies van de gemeenschappelijke regeling getoond. Als er nog maar één versie is, dan wordt daar 'Geen eerdere versies gevonden' vermeld. Als er meer dan één versie is, dan wordt van iedere versie, onder andere de titel van de gemeenschappelijke regeling, de datum waarop de versie in werking is getreden en de datum waarop de versie uit werking is getreden vermeld.
00:01:17
Bij de 'Gemeenschappelijke Regeling Regio Gooi en Vechtstreek' staan, zoals u hier kunt zien, vier versies. Dit wil echter niet zeggen dat deze gemeenschappelijke regeling ook daadwerkelijk maar vier versies heeft. Dus een oorspronkelijke versie en die vervolgens dan drie keer is gewijzigd. Het kunnen meer versies zijn. De redactieomgeving van het GR-register is namelijk op een gegeven moment gevuld met de gemeenschappelijke regelingen die op het moment van invoeren in de redactieomgeving geldig waren. Historische, dus oudere versies, van deze gemeenschappelijke regelingen zijn hierbij toen niet ingevoerd. Van veel gemeenschappelijke regelingen zijn publicaties of besluiten van historische versies vaak ook niet meer op het internet te vinden, omdat ze vroeger niet verplicht waren om digitaal bekend te maken. Dus daarom zijn in de redactieomgeving soms aan de allereerste ingevoerde versie van een gemeenschappelijke regeling, de gevonden publicaties van oudere versies aan het menu-item 'Instellingsbesluiten' toegevoegd. Hierover later nog meer.
00:02:34
In de redactieomgeving kunt u als redacteur de verschillende versies bekijken door op de blauwe titels van de gemeenschappelijke regeling te klikken. Iedere versie heeft eenzelfde menu aan de linkerzijde waar de gegevens van de betreffende versie worden vermeld.
00:02:54
Het grijze rondje met twee witte pijltjes erin geeft hier aan dat u zich bevindt in de allereerste versie van de gemeenschappelijke regeling die is ingevoerd. Deze versie van de gemeenschappelijke regeling is in werking getreden op 01-01-2016 en op 21-03-2018 uit werking getreden doordat er een wijziging van de gemeenschappelijke regeling bekend is gemaakt. Bij 'Instellingsbesluiten' van deze allereerste versie, zie de rode pijl, zouden dus publicaties van vóór 01-01-2016 kunnen zijn toegevoegd.
00:03:36
Als er een regionaal samenwerkingsorgaan is opgericht bij de gemeenschappelijke regeling, dan kunt u bij het regionaal samenwerkingsorgaan de oprichtingsdatum van dit orgaan terugvinden in het veld 'Startdatum'. U ziet dat het regionaal samenwerkingsorgaan 'Regio Gooi en Vechtstreek' is opgericht op 01-07-2013. Hieruit kunt u afleiden dat de versie van de gemeenschappelijke regeling van 01-01-2016 niet daadwerkelijk de allereerste versie van de 'Gemeenschappelijke Regeling Regio Gooi en Vechtstreek' is, want de oprichting heeft eerder plaatsgevonden. De oprichting van het regionaal samenwerkingsorgaan heeft eerder plaatsgevonden en dus is er een eerdere gemeenschappelijke regeling, een eerdere versie van deze regeling, te vinden. Maar die hebben wij dus niet gevonden en die was op het moment van invoer ook niet geldig, vandaar dat deze hier dus nu niet in staat als versie.
00:04:49
Wanneer moet een gemeenschappelijke regeling worden bijgewerkt in de redactieomgeving van het GR-register? En dan bedoelen we eigenlijk niet zozeer als u bijvoorbeeld verhuist dat het adres moet worden aangepast of als een telefoonnummer wijzigt, we hebben het hier over officiële momenten waarop een gemeenschappelijke regeling moet worden bijgewerkt in de redactieomgeving. Als er sprake is van een nieuwe gemeenschappelijke regeling, dan moet er dus iets in de redactieomgeving van het GR-register worden verzorgd. Dat is het eerste moment.
00:05:41
Een gemeenschappelijke regeling treedt pas in werking nadat de gemeenschappelijke regeling is bekendgemaakt, dus als het instellingsbesluit integraal in een digitaal publicatieblad via DROP is gepubliceerd. In het instellingsbesluit wordt een deelnemende organisatie aangewezen die verantwoordelijk is voor het bekendmaken van het instellingsbesluit, van de besluiten tot wijziging of opheffing van de gemeenschappelijke regeling én van de besluiten tot toetreding en uittreding van deelnemende organisaties. Deze aangewezen deelnemer moet het instellingsbesluit dus via de applicatie DROP publiceren in zijn eigen publicatieblad, en ook in de decentraleregelingenbank op lokaleregelgeving.overheid.nl publiceren. Zodra dit is gedaan, dan moet een gemeenschappelijke regeling in de redactieomgeving van het GR-register worden bijgewerkt of in het geval van een nieuwe gemeenschappelijke regeling worden ingevoerd. Dus als een nieuwe gemeenschappelijke regeling bekend is gemaakt, dan moet deze worden aangemeld bij het GR-register. De bronhouder moet hiervoor het GR-aanmeldpakket invullen en sturen naar gr-registratie@koop.overheid.nl. De formulieren van dit aanmeldpakket zijn te vinden onderaan de pagina via de link die hier wordt vermeld. Dat is een link die op de KOOP-website staat. De nieuwe gemeenschappelijke regeling wordt vervolgens door de redactie van het Register van Overheidsorganisaties ingevoerd in de redactieomgeving van het GR-register, en de aangemelde redacteuren ontvangen inloggegevens en een handleiding om de gemeenschappelijke regeling voortaan bij te houden in de redactieomgeving. Bij voorkeur ontvangen we de aanmelding voor twee redacteuren, zodat achtervang bij verlof, ziekte of uitdiensttreding is geregeld. Het is de bedoeling dat de redacteur na het ontvangen van de inloggegevens de door de redactie ingevulde gegevens controleert en aanvult en dus het beheer van de gegevens van de gemeenschappelijke regeling voortaan op zich neemt.
00:08:14
Dezelfde aanmeldprocedure met GR-aanmeldpakket geldt ook voor gemeenschappelijke regelingen die al in het GR-register staan, maar waarvoor nog geen redacteuren zijn aangemeld door de bronhouder. Dan komen we eigenlijk bij het tweede moment, en dat is als er sprake is van een gewijzigde gemeenschappelijke regeling.
00:08:37
Als de gemeenschappelijke regeling wijzigt en deze wijziging is weer via DROP bekendgemaakt en ook geconsolideerd, dan moet de redacteur deze wijziging verwerken in het GR-register door een nieuwe versie van de gemeenschappelijke regeling aan te maken in de redactieomgeving van het GR-register.
00:09:00
U als redacteur doorloopt hierbij de volgende vier stappen: de controle van de huidige versie, u maakt een nieuwe versie aan, u plaatst het instellingsbesluit in de nieuwe versie en u verwerkt de wijzigingen in de nieuwe versie.
00:09:25
Stap 1: u controleert of de huidige versie, hier aangegeven met de pijl, de wettelijk verplichte en juiste gegevens bevat door de linker menu-items even na te lopen, want na het aanmaken van een nieuwe versie kunt u hierin namelijk geen wijzigingen meer doorvoeren.
00:09:45
Stap 2: u gaat een nieuwe versie aanmaken waarbij u de datum van inwerkingtreding invult. Hiervoor klikt u op de knop 'Nieuwe versie maken' rechtsboven. U ziet vervolgens een waarschuwing die aangeeft dat u alleen een nieuwe versie moet aanmaken als de gemeenschappelijke regeling inhoudelijk is gewijzigd. Als het telefoonnummer dus is gewijzigd of een medewerker is uit dienst getreden dan maakt u dus geen nieuwe versie aan. Bij het aanmaken van de nieuwe versie vult u in dit scherm de datum van inwerkingtreding van de gewijzigde gemeenschappelijke regeling in. In geval de regeling terugwerkt, kan de datum van terugwerkende kracht hier worden ingevuld om aan te geven vanaf welke datum de regeling van toepassing is. Door op 'Opslaan' te klikken wordt er een kopie van de gegevens van de laatste versie aangemaakt, waarbij de ingevulde datum als datum van inwerkingtreding bij de nieuwe versie en als datum van uitwerkingtreding bij de vorige versie wordt ingevuld. De hier ingevulde datum van 1 september is overigens een willekeurig gekozen datum.
00:11:03
Stap 3: vervolgens moet u, zoals eerder in de waarschuwing vermeld werd, bij 'Instellingsbesluiten' een verwijzing, dus een link, invullen naar de geconsolideerde tekst van de gemeenschappelijke regeling in de decentraleregelingenbank op lokaleregelgeving.overheid.nl. Dit is wettelijk verplicht volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen. Het staat vermeld in artikel 136 lid 2 onder h en i. Daarnaast mag u een verwijzing naar het instellingsbesluit in een publicatieblad op www.officiëlebekendmakingen.nl of een verwijzing, als die er is, naar het instellingsbesluit op wetten.overheid.nl invullen. De link die in dit scherm is ingevuld als voorbeeld is een link naar een niet-bestaande regeling. En wat de waarschuwing betreft die u hier in beeld ziet staan in het lichtblauwe vlak, u heeft net een nieuwe versie aangemaakt, dus u kunt de link gewoon toevoegen.
00:12:12
De laatste stap, stap 4, bij het verwerken van de gewijzigde gemeenschappelijke regeling is het doorvoeren van de wijzigingen in de nieuwe versie. U kunt hiervoor het beste weer even de linker menu-items nalopen. Als bijvoorbeeld de bevoegdheden van de gemeenschappelijke regeling zijn gewijzigd, dan past u die aan. De bevoegdheden zijn overigens meestal in artikel 5 van het instellingsbesluit te vinden. En met behulp van de knop 'Bewerken' kunt u het artikel met de bevoegdheden aanpassen. U kunt er ook voor kiezen om het artikel met de knop 'Verwijderen' weg te halen en dan het gewijzigde, dus nieuwe artikel, vervolgens met de knop '+ Bevoegdheid' invullen.

00:13:00
Dan is er een derde moment waarop de gemeenschappelijke regeling in de redactieomgeving van het GR-register moet worden bijgewerkt, en dat is als er sprake is van een opgeheven gemeenschappelijke regeling.
00:13:13
Dit zijn drie stappen die u voor het GR-register moet doorlopen bij een gemeenschappelijke regeling die dus opgehouden is te bestaan.
00:13:26
Stap 1: als de gemeenschappelijke regeling officieel is opgeheven, dan moet de redacteur eerst in de redactieomgeving het besluit van die opheffing als link aan het menu-item 'Instellingsbesluiten' toevoegen.
00:13:41
Stap 2 is dat de redacteur in het menu item 'Algemeen' via de knop 'Bewerken algemeen' de opheffingsdatum moet invullen in het veld 'Datum uitwerkingtreding'. Dit is de datum per wanneer de gemeenschappelijke regeling niet meer bestaat. Door het invullen van deze datum zal de gemeenschappelijke regeling niet meer op de publieke omgeving worden getoond en ook niet meer in de CSV-export staan, omdat die alleen actuele gegevens bevat, maar nog wel in de XML-export worden opgenomen, omdat daarin alles bewaard wordt.
00:14:21
En de laatste stap, stap 3, is dat de redacteur deze opheffing aan de redactie van het Register van Overheidsorganisaties per e-mail moet doorgeven, en dat kan door een bericht te sturen naar gr-registratie@koop.overheid.nl. Dan is er nog een vierde moment waarop een gemeenschappelijke regeling moet worden bijgewerkt in de redactieomgeving van GR-register, en dat is als er sprake is van een toetreding of uittreding van een deelnemende organisatie.
00:14:53
In onderwerp 3 over deelnemende organisaties zal worden uitgelegd hoe besluiten tot toetreding en uittreding van deelnemende organisaties moeten worden verwerkt in de redactieomgeving van het GR-register.
00:15:09
Tot slot nog even de wijzigingsgeschiedenis op de publieke omgeving.
00:15:14
Door op de knop 'Bekijk op publieke omgeving' te klikken onder 'Algemeen' in de redactieomgeving, de knop die we eerder hebben gezien, kunt u dus naar de publieke omgeving van de gemeenschappelijke regeling. En door daar in het linker menu-item op 'Wijzigingsgeschiedenis' te klikken, kunt u eenvoudig en snel naar het overzicht van de diverse versies van de gemeenschappelijke regeling toe.
00:15:39
Om een bepaalde versie te bekijken, klikt u op die betreffende versie. Als u op '01-01-2021: Bekijk versie' klikt, dan komt u uit bij de gegevens van de versie die op 01-01-2021 in werking is getreden. De roze balk maakt duidelijk dat deze versie inmiddels uit werking is getreden op 01-03-2022. De gegevens van versies van gemeenschappelijke regelingen die uit werking zijn getreden zijn dus nog steeds op de publieke omgeving te bekijken, ook al staat in de redactieomgeving achter die versies in de kolom 'Gepubliceerd' een minteken. Dat impliceert dat ze niet zijn gepubliceerd op de publieke omgeving. Die versies worden dus wel op de publieke omgeving getoond, maar ze zijn niet meer van kracht, dus ze zijn niet meer geldig. Dat is eigenlijk wat het minteken hier betekent.