Digitale terinzagelegging

Waarom moet er digitaal ter inzage worden gelegd?

Per 1 januari 2022 wordt de digitale terinzagelegging verplicht op grond van de Wet elektronische publicatie. Documenten die ter kennisgeving of mededeling vooralsnog fysiek ter inzage worden gelegd moeten vanaf dat moment (ook) digitaal ter inzage worden gelegd.

Mag ik de documenten als bijlagen uploaden bij een besluit en dit aanmerken als een digitale ter inzagelegging?

Dit is vanaf de verplichting per 1 januari 2022 niet meer toegestaan.

De huidige functionaliteit van bijlagen voldoet niet aan de eisen. De bijlagen kunnen niet worden onderhouden en er kan geen onderscheid gemaakt worden tussen bijlagen en ter inzageleggingen.

Voorbeeld document digitale ter inzagelegging Provincie Utrecht

Hoe kan ik nu al documenten digitaal ter inzage leggen?

U kunt op dit moment documenten digitaal ter inzage leggen door in de kennisgeving een link op te nemen die verwijst naar uw eigen website waar de documenten beschikbaar zijn. Er zijn decentrale overheden die dit nu al doen.   

Zie het voorbeeld hiernaast van de Provincie Utrecht.

Door te klikken op de hyperlink in de kennisgeving wordt u verwezen naar de webpagina waar de documenten digitaal beschikbaar zijn.

Mag ik per 1-1-2022 per e-mail de documenten toezenden naar aanleiding van een verzoek om inzage en is dit dan een digitale ter inzagelegging?

Nee. Het per e-mail toezenden naar aanleiding van een verzoek om inzage, is geen digitale ter inzagelegging die voldoet aan de verplichtingen per 1 januari 2022. Naast de verplichting documenten digitaal ter inzage te leggen in de kennisgeving kunnen documenten uiteraard ook nog per e-mail worden verzonden als dit wenselijk is.

Hoe leg ik documenten digitaal ter inzage?

Door publicatie van een kennisgeving van de zakelijke inhoud van een tekst met een verwijzing naar de digitale vindplaats van de documenten.

Welke dienstverlening biedt KOOP ter ondersteuning van de digitale ter inzage?

KOOP biedt vanaf 1 januari 2021 de mogelijkheid documenten te uploaden in DROP of een link op te nemen naar de documenten op uw eigen website en de periode van de terinzagelegging.

De documenten die u in DROP uploadt kunnen daar ook worden beheerd, zoals wijzigen en verwijderen. De documenten op uw eigen website kunnen niet in DROP worden beheerd.

Ook zal het mogelijk zijn vanaf dit moment de link naar de documenten en de periode van de terinzagelegging mee te leveren via het koppelvlak 3pas. 3Pas is het koppelvlak waarmee u automatisch publicaties aan DROP kunt aanleveren.

Mocht u nog geen gebruik maken van dit koppelvlak neem dan contact op met uw leverancier over de mogelijkheden.

Welke documenten publiceer ik wel digitaal en welke documenten niet?

Uw organisatie is het beste op de hoogte van de informatie die noodzakelijk is voor de besluitvorming. U wordt derhalve aangeraden om de juristen en de privacy officer binnen uw organisatie hiervoor te benaderen.

Mag je de documenten integraal digitaal publiceren bij een ter inzagelegging en waar moet je rekening mee houden?

Bij het ter inzage leggen van documenten moet artikel 10 van de Wob worden toegepast*[1]. Dit artikel geeft aan dat bepaalde informatie niet openbaar gemaakt mag worden, zoals vertrouwelijke bedrijfsgegevens en bijzondere persoonsgegevens. Van andere informatie moet het belang van openbaarmaking worden afgewogen tegen andere belangen, zoals eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, de opsporing van strafbare feiten of onevenredige benadeling van een partij.

Ter inzage moeten worden gelegd de stukken die redelijkerwijs nodig zijn voor een beoordeling van het ontwerp*[2]. Het betreft in het algemeen een aanvraagformulier en documenten die de aanvraag beschrijven zoals bouwtekeningen en adviezen. Deze stukken kunnen persoonsgegevens bevatten en daarnaast kan er andere gevoelige informatie in staan zoals bedrijfsgegevens of informatie over beveiligingsmaatregelen.

Voor toetsing aan de Wob is het dus nodig dat de stukken integraal worden doorgelezen en op dezelfde wijze worden beoordeeld en geschoond als gebeurt in het kader van een Wob-verzoek.
Voor het afwegen van het belang van openbaarheid tegen andere belangen dient het bestuur de aanvrager in de gelegenheid te stellen om aan te geven welk belang hij eventueel heeft bij het niet openbaar maken van bepaalde gegevens.

KOOP werkt aan een handreiking anonimiseren om gemeenten te ondersteunen bij het publiceren van documenten in het kader van de Wep waarin persoonsgegevens of andere gevoelige informatie is opgenomen.

[1] Art 3:11 lid 2 Awb

[2] Art 3:11 lid 1 Awb

Wat als ik niet kan voorkomen dat onnodig gegevens in bijlagen worden meegestuurd bij een aanvraag?

  • Er zijn softwaretools op de markt die anonimiseren van gegevens mogelijk maken.
  • U kunt zelf handmatig de gegevens weglakken of onherkenbaar maken. Let er hierbij wel op dat dit niet altijd waterdicht is en via zoekmachines als Google de informatie alsnog gevonden kan worden.

Waarom is het belangrijk dat u onderzoekt of er rekening wordt gehouden met de aanlevering van privacygevoelige gegevens?

Hoe minder privacygevoelige gegevens worden aangeleverd, hoe minder u hoeft te anonimiseren.

Wie is verantwoordelijk voor de gegevens die worden gepubliceerd?

Organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor de gegevens die zij publiceren op overheid.nl. Wel is KOOP bezig met een handreiking anonimiseren om gemeenten te ondersteunen in de keuzes die zij hierin maken.

Wanneer volgt de handreiking anonimiseren vanuit KOOP?

KOOP stelt een handreiking op voor het anonimiseren van persoonsgegevens. Deze handreiking zal naar verwachting kort na de zomer van 2020 worden opgeleverd en op onze website worden gepubliceerd.

Overige vragen?

Deze pagina bekeken en toch nog vragen? Neem contact op met het implementatieteam van de Wijziging Bekendmakingswet via één van onderstaande kanalen.

Heeft u vragen over de digitale ter inzagelegging namens uw organisatie? Mail dan naar communicatie@koop.overheid.nl

Heeft u vragen als leverancier van zaaksystemen? Mail dan naar drop@koop.overheid.nl of vul het contactformulier van KOOP in.