Veelgestelde vragen over de digitale terinzagelegging

Waarom moet er digitaal ter inzage worden gelegd?

Naar verwachting wordt per 1 juli 2022 de digitale terinzagelegging verplicht op grond van de Wet elektronische publicatie. Documenten die ter kennisgeving of mededeling vooralsnog fysiek ter inzage worden gelegd moeten vanaf dat moment (ook) digitaal ter inzage worden gelegd.

Mag ik de documenten als bijlagen uploaden bij een besluit en dit aanmerken als een digitale ter inzagelegging?

Dit is naar verwachting vanaf de verplichting per 1 juli 2022 niet meer toegestaan.

De huidige functionaliteit van bijlagen voldoet niet aan de eisen. De bijlagen kunnen niet worden onderhouden en er kan geen onderscheid gemaakt worden tussen bijlagen en ter inzageleggingen.

Voorbeeld document digitale ter inzagelegging Provincie Utrecht

Hoe kan ik nu al documenten digitaal ter inzage leggen?

U kunt op dit moment documenten digitaal ter inzage leggen door in de kennisgeving een link op te nemen die verwijst naar uw eigen website waar de documenten beschikbaar zijn. Er zijn decentrale overheden die dit nu al doen.   

Zie het voorbeeld hiernaast van de Provincie Utrecht.

Door te klikken op de hyperlink in de kennisgeving wordt u verwezen naar de webpagina waar de documenten digitaal beschikbaar zijn.

Mag ik per 1-7-2022 per e-mail de documenten toezenden naar aanleiding van een verzoek om inzage en is dit dan een digitale ter inzagelegging?

Nee. Het per e-mail toezenden naar aanleiding van een verzoek om inzage, is geen digitale ter inzagelegging die voldoet aan de verplichtingen per 1 juli 2022. Naast de verplichting documenten digitaal ter inzage te leggen in de kennisgeving kunnen documenten uiteraard ook nog per e-mail worden verzonden als dit wenselijk is.

Hoe leg ik documenten digitaal ter inzage?

Door publicatie van een kennisgeving van de zakelijke inhoud van een tekst met een verwijzing naar de digitale vindplaats van de documenten.

Welke dienstverlening biedt KOOP ter ondersteuning van de digitale ter inzage?

KOOP gaat de mogelijkheid aanbieden om documenten die bij de kennisgeving horen te uploaden in DROP of een link op te nemen die verwijst naar de documenten op uw eigen website. Daarnaast zal het ook mogelijk worden gemaakt om in DROP de periode van de terinzagelegging op te geven.

De documenten die u in DROP uploadt kunnen daar ook worden beheerd, zoals wijzigen en verwijderen. De documenten op uw eigen website kunnen niet in DROP worden beheerd.

Ook zal het mogelijk zijn vanaf dit moment de link naar de documenten en de periode van de terinzagelegging mee te leveren via het koppelvlak 3pas. 3Pas is het koppelvlak waarmee u automatisch publicaties aan DROP kunt aanleveren.

Mocht u nog geen gebruik maken van dit koppelvlak neem dan contact op met uw leverancier over de mogelijkheden.

Welke documenten publiceer ik wel digitaal en welke documenten niet?

De documenten die digitaal gepubliceerd moeten worden zijn dezelfde als die nu fysiek beschikbaar worden gesteld.

Uw organisatie is het beste op de hoogte van de informatie die noodzakelijk is voor de besluitvorming. U wordt derhalve aangeraden om de juristen en de privacy officer binnen uw organisatie hiervoor te benaderen.

Mag je de documenten integraal digitaal publiceren bij een ter inzagelegging en waar moet je rekening mee houden?

Bij het ter inzage leggen van documenten moet artikel 10 van de Wob worden toegepast*[1]. Dit artikel geeft aan dat bepaalde informatie niet openbaar gemaakt mag worden, zoals vertrouwelijke bedrijfsgegevens en bijzondere persoonsgegevens. Van andere informatie moet het belang van openbaarmaking worden afgewogen tegen andere belangen, zoals eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, de opsporing van strafbare feiten of onevenredige benadeling van een partij.

Ter inzage moeten worden gelegd de stukken die redelijkerwijs nodig zijn voor een beoordeling van het ontwerp*[2]. Het betreft in het algemeen een aanvraagformulier en documenten die de aanvraag beschrijven zoals bouwtekeningen en adviezen. Deze stukken kunnen persoonsgegevens bevatten en daarnaast kan er andere gevoelige informatie in staan zoals bedrijfsgegevens of informatie over beveiligingsmaatregelen.

Voor toetsing aan de Wob is het dus nodig dat de stukken integraal worden doorgelezen en op dezelfde wijze worden beoordeeld en geschoond als gebeurt in het kader van een Wob-verzoek.
Voor het afwegen van het belang van openbaarheid tegen andere belangen dient het bestuur de aanvrager in de gelegenheid te stellen om aan te geven welk belang hij eventueel heeft bij het niet openbaar maken van bepaalde gegevens.

KOOP werkt aan een handreiking anonimiseren om gemeenten te ondersteunen bij het publiceren van documenten in het kader van de Wep waarin persoonsgegevens of andere gevoelige informatie is opgenomen.

[1] Art 3:11 lid 2 Awb

[2] Art 3:11 lid 1 Awb

Wat als ik niet kan voorkomen dat onnodig gegevens in bijlagen worden meegestuurd bij een aanvraag?

  • Er zijn softwaretools op de markt die anonimiseren van gegevens mogelijk maken.
  • U kunt zelf handmatig de gegevens weglakken of onherkenbaar maken. Let er hierbij wel op dat dit niet altijd waterdicht is en via zoekmachines als Google de informatie alsnog gevonden kan worden.

Waarom is het belangrijk dat u onderzoekt of er rekening wordt gehouden met de aanlevering van privacygevoelige gegevens?

Hoe minder privacygevoelige gegevens worden aangeleverd, hoe minder u hoeft te anonimiseren.

Wie is verantwoordelijk voor de gegevens die worden gepubliceerd?

Organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor de gegevens die zij publiceren op overheid.nl. Wel is KOOP bezig met een handreiking anonimiseren om gemeenten te ondersteunen in de keuzes die zij hierin maken.

Wanneer volgt de handreiking anonimiseren vanuit KOOP?

KOOP heeft een handreiking opgesteld voor het anonimiseren van persoonsgegevens voor decentrale overheden. Daarnaast heeft KOOP ook een handreiking opgesteld speciaal voor derden (zoals architectenbureau’s en aannemers) die documenten bij aanvragen voorbereiden. Decentrale overheden kunnen deze handreiking verder verspreiden en daarmee ervoor zorgen dat zij minder gevoelige informatie ontvangen. De handreiking anonimiseren met bijbehorende checklist en de handreiking bij de aanvraag voor vergunning vindt u bij de Algemene producten Project Wijziging Bekendmakingswet.

Mag je bij het uploaden van de stukken die digitaal ter inzage worden gelegd op de KOOP omgeving één PDF van de hele set stukken opnemen, of moet je alle documenten afzonderlijk opnemen?

Het is aan te bevelen om de stukken afzonderlijk op te nemen en niet in een hele set in een bestand op te nemen. De decentrale overheden kunnen namelijk onbeperkt documenten toevoegen, wijzigen en verwijderen. Bij een hele set zou dit betekenen dat de hele set aan documenten zal moeten worden verwijderd. Daarnaast is het voor de burger overzichtelijker om elk document apart op te kunnen zoeken en te bekijken.

Als bij terinzagelegging wordt gekozen voor link naar een website, wat betekent dat dan na publicatie: wat ziet de burger dan?

Hieronder ziet u een voorbeeld hoe een kennisgeving in een dergelijk geval op overheid.nl getoond wordt.
 

voorbeeld kennisgeving op overheid.nl

Als bij terinzagelegging wordt gekozen de stukken bij KOOP ter inzage te leggen, wat betekent dat dan na publicatie: wat ziet de burger dan?

Hieronder ziet u een voorbeeld hoe een kennisgeving in een dergelijk geval op overheid.nl getoond wordt.


 

voorbeeld stukken terinzagelegging bij KOOP
©.

Waar moet een titel van een document aan voldoen op het moment dat we deze uploaden?

De volgende regels gelden voor titels bij het uploaden van bestanden voor de digitale terinzage legging:

  • alle letters in zowel kleine vorm als in een hoofdletter
  • alle cijfers
  • de leestekens -.()_
  • spaties in de titel zijn toegestaan. Deze worden omgezet in een _ op het moment van uploaden.

Overige vragen?

Deze pagina bekeken en toch nog vragen? Neem contact op met het implementatieteam van de Wijziging Bekendmakingswet via één van onderstaande kanalen.

Heeft u vragen over de digitale ter inzagelegging namens uw organisatie? Mail dan naar communicatie@koop.overheid.nl

Heeft u vragen als leverancier van zaaksystemen? Mail dan naar drop@koop.overheid.nl of vul het contactformulier van KOOP in.