Weg

Aanmelden voor GR-register en eigen publicatieblad

Sinds 1 januari 2015 kunnen gemeenschappelijke regelingen een eigen publicatieblad instellen. Gemeenschappelijke regelingen zijn samenwerkingsverbanden tussen meerdere overheden, bijvoorbeeld gemeenten, provincies of waterschappen. Door het instellen van een eigen publicatieblad kunnen gemeenschappelijke regelingen hun algemeen verbindende voorschriften zelf bekend maken en hoeft dit niet meer door alle deelnemers afzonderlijk te worden gedaan. Een gemeenschappelijke regeling levert publicaties aan via DROP.

Om als gemeenschappelijke regeling gebruik te maken van applicaties die door KOOP worden aangeboden, zoals DROP, dient u zich aan te melden. Bij het aanmelden wordt er onderscheid gemaakt tussen openbaren lichamen en de overige soorten gemeenschappelijke regelingen. Een openbaar lichaam kan ‘zichzelf’ registreren en daarmee bronhouder (de gegevensleverancier van het GR-register worden. Voor de overige soorten gemeenschappelijke regelingen geldt dat één van de deelnemers de registratie moet verrichten en daarmee ‘bronhouder’ wordt.

Bronhouders

Bronhouders kunnen gemeenschappelijke regelingen aanmelden in het GR-register. De bronhouder is de organisatie, die de gegevensleverancier van het GR-register is en verantwoordelijk is voor het ter beschikking stellen van de juiste en actuele gegevens in ‘zijn’ deel van het GR-register. Wie de bronhouder van een GR is, is afhankelijk van de samenwerkingsvorm van de GR.

Stap 1: Instellingsbesluit vaststellen door penvoerder

Deze stap is alleen van toepassing indien de GR nieuw wordt opgericht. Bij bestaande regelingen is het instellingsbesluit reeds genomen. In dat geval kan deze stap worden overgeslagen.

De start van deze processtap is, dat in het bestuurlijk besluitvormingsproces een nieuwe gemeenschappelijke regeling is vastgesteld. Daarbij is de regel van toepassing, dat de eerst aangewezene het provinciale bestuursorgaan is om als ‘penvoerder ’ op te treden, indien er geen provincie deelneemt wordt onderling besloten welke organisatie deze rol op zich neemt. De penvoerder doet de publicatie van de totstandkoming van de GR door gebruik te maken van DROP.

Het publiceren van het instellingsbesluit voor een nieuwe GR wordt door DROP ondersteund als een specifieke variant, die de aanleveraar expliciet moet selecteren (hierdoor is het soort besluit, werkwijze, publicatiedoel bepaald). De bekendmaking van het instellingsbesluit vindt plaats in de Staatscourant. De overeenkomstige nieuwe regeling dient daarnaast door de penvoerder in de decentrale regelingenbank opgenomen te worden.

Stap 2: Bepalen wat u waar gaat publiceren

Als gemeenschappelijke regeling met regelgevende bevoegdheden heeft u de keuze om AVV’s te publiceren in de bladen van alle deelnemende organisaties, of een eigen blad te gebruiken. Hierover dient u als GR een formeel besluit te nemen.

Stap 3: Registratie in de GR-registratie

Nadat het instellingsbesluit van de nieuwe GR succesvol is gepubliceerd, ligt het initiatief bij de contactpersoon van de bronhouder om de vervolgacties te initiëren. Daarbij geldt, dat GR-en die een openbaar lichaam zijn, zichzelf moeten aanmelden als bronhouder van het GR-register, indien ze via de DROP willen publiceren. Voor die GR-en, die geen openbaar lichaam zijn, is de bronhouder één van de deelnemers van de regeling,  wat door de deelnemers onderling wordt bepaald.

Voor het GR-register levert u samen met de aanmelding voor andere KOOP-applicaties formulieren aan. U kunt deze formulieren opvragen en opsturen via de servicedesk van KOOP.

Stap 4: Registratie DROP-gebruikers

Met het registreren van de Gemeenschappelijke Regeling ontvangt de contactpersoon van deze GR een set aanmeldformulieren. U wijst de verantwoordelijke personen aan die documenten via de GVOP mogen publiceren. U kunt zelf bepalen hoeveel gebruikers u in DROP wilt laten werken. U retourneert de aanmeldingsformulieren aan de KOOP servicedesk. Vervolgens worden de contactpersonen en gebruikers geregistreerd bij KOOP en ontvangen de individuele gebruikers een e-mail waarmee ze een gebruikersnaam en wachtwoord aan kunnen vragen. Dit is de zogenaamde DigiD-OP. De te volgen stappen na het ontvangen van de e-mail wordt beschreven in de Gebruikershandleiding Aanvraagprocedure DigiD-OP.

Voor DROP en eventuele andere KOOP-applicaties levert u samen met de aanmelding voor het GR-register formulieren aan. U kunt deze formulieren opvragen en opsturen via de servicedesk van KOOP.