DROP & implementatie

Op deze pagina vindt u stap voor stap wat uw organisatie dient te ondernemen om het implementatietraject van DROP af te ronden. U heeft tot 1 januari 2019 de tijd om de verschillende stappen uit te voeren. Mocht uw organisatie dit niet gaan halen, dan wordt de organisatie op 1 januari 2019 alsnog gemigreerd naar DROP. Het is dus noodzakelijk om de implementatie voor het einde van 2018 af te ronden.

Implementatieschema

Voordat de verschillende stappen worden uitgelegd, laten wij u eerst de gehele implementatie globaal in een schema zien. In dit implementatieschema is te zien wat u kunt verwachten van KOOP, en te zien welke acties uw organisatie dient te ondernemen voor een succesvolle migratie.

Organisatorische processen in kaart brengen in vier stappen

Stap 1 - Foutenrapport

De allereerste stap in het proces is het verkrijgen van een foutenrapport over uw regelingenbestand in de CVDR.

Hoe kom ik aan een foutenrapport?

U kunt een foutenrapport verkrijgen door een verzoek te versturen naar onze servicedesk. Dit kan telefonisch of per e-mail.

Het foutenrapport bestaat uit een overzicht van de statussen van de laatste versies van de regelingen zoals deze in de CVDR staan. Alleen de laatste versies van regelingen die gepubliceerd of ingetrokken zijn worden meegenomen in de migratie op DROP. Afwijkingen van de status ingetrokken of gepubliceerd, of dat er meerdere versies van de regeling zijn zonder datum uitwerkingtreding, worden als fout naar voren gebracht in het foutenrapport. Het is aan de organisatie om de opgekomen fouten te publiceren, in te trekken of te archiveren. Als u een regeling in de CVDR gaat archiveren dan is de regeling verwijderd en niet meer vindbaar via overheid.nl. Als u een regeling gaat intrekken dan is de regeling enkel nog vindbaar op overheid.nl tussen de datum inwerking- en uitwerkingtreding.

Als de fouten in het rapport hersteld zijn, maar u wilt er zeker van zijn dat de fouten zijn opgelost? Dan is het mogelijk een hernieuwd foutenrapport aan te vragen bij onze servicedesk. U kunt doorgaan naar stap 2.

Stap 2 – Invoerwerkzaamheden centraal beleggen

De GVOP verschilt qua uiterlijk niet veel van DROP, echter zijn er toch enkele verschillen. In stap 2 wordt ingegaan op de invoer van besluiten van algemene strekking in DROP en wat voor invloed dat kan hebben op de interne werkprocessen.

In DROP wordt bij de invoer van besluiten van algemene strekking de consolidatie op overheid.nl en de bekendmaking in het digitale gemeenteblad in één handeling uitgevoerd. Mocht uw organisatie de invoer al centraal belegd hebben bij één afdeling/persoon, dan kunt u doorgaan naar stap 3.

Is de invoer van de bekendmakingen en de consolidaties nog bij aparte afdelingen belegd?

Klik dan hier voor meer informatie en uitleg. Als stap 2 is uitgevoerd, dan kunt u verder gaan naar stap 3.

Stap 3 – Word 2.0 sjablonen zijn verplicht in DROP

In de GVOP is het mogelijk om een Word document te importen in de applicatie. In DROP is de optie ‘importeren van een Word document’ ook nog steeds mogelijk, echter zijn alleen nog Word documenten toegestaan die zijn opgebouwd middels de 2.0 sjablonen. Mocht uw organisatie al gebruik maken van de 2.0 sjablonen, dan kunt u verder gaan naar stap 4.

Wat zijn de Word 2.0 sjablonen en waarom zijn ze verplicht gesteld?

De Word 2.0 sjablonen zijn templates die KOOP heeft gemaakt, zodat een regeling gestructureerd wordt geïmporteerd in de applicatie.

KOOP heeft speciaal voor alle gebruikers de Word 2.0 sjablonen ontwikkeld. Met deze sjablonen is het voor de gebruiker gemakkelijker geworden om Word documenten te importeren, zonder dat de tekst na import verspringt. De structuur van het template zorgt hiervoor. Handmatig herstellen van de tekst in de editor is met het gebruik van sjablonen niet meer nodig. De Word 2.0 sjablonen bieden daarnaast nog een paar andere voordelen. De structuur zorgt ervoor dat er heel makkelijk een goede opmaak kan worden toegevoegd als de publicatie op de eigen website wordt getoond, of in de applicaties die gebruikt worden door juridische professionals.

Daarnaast gaat KOOP het in de toekomst mogelijk maken om te linken naar artikelen van decentrale regelgeving (zoals u nu bij bijvoorbeeld de grondslag ook al kan linken naar artikelen van centrale wetten). De structuur van de sjablonen gaan ons in staat stellen om dat te doen.

Voor meer informatie kunt u hier de volgende documenten inzien en/of downloaden:

Zijn de 2.0 sjablonen helder, dan kunt u doorgaan naar stap 4.  

Stap 4 – Loopt de CVDR gelijk met de GVOP?

Het kan voorkomen dat de CVDR nog niet volledig is gevuld. Dit dient wel te gebeuren vóór de overstap naar DROP. In stap 1 is het foutenrapport bestudeerd. Het foutenrapport kunt u gebruiken om te bepalen of de CVDR volledig is.

Een andere mogelijkheid is om de raadsvergaderingen van de afgelopen twee jaar langs te lopen. Zijn alle regelingen die zijn vastgesteld ook doorgevoerd in de CVDR? Zo nee, dan dient u deze nog toe te voegen.

Waarom dient de CVDR volledig te zijn voor de migratie?

De CVDR moet up-to-date zijn. Op dit moment is het nog niet mogelijk om regelingen los te consolideren in DROP. Stel dat er een bekendmaking in de GVOP heeft plaatsgevonden voor de migratie, de migratie vindt plaats, echter uw organisatie is vergeten de consolidatie in de CVDR te doen voor de migratie. In DROP zal dan ook een bekendmaking aangemaakt worden als u de regeling alsnog wilt consolideren na de migratie. Juridisch gezien is dat onwenselijk. Een regeling krijgt haar rechtskracht op het moment van bekendmaken. Als er een tweede bekendmaking gaat plaatsvinden, ontstaat er verwarring over het moment van rechtskracht.

Als de CVDR volledig gevuld is, dan zijn de organisatorische processen afgerond. U kunt doorgaan naar de uitvoerende punten van de implementatie.

Proefmigratie, workshop en de oplegbrief in vijf stappen

De uitvoerende punten van de implementatie zijn op te sommen in de volgende handelingen:

  1. Visuele controle van een proefmigratie
  2. Het volgen van een DROP workshop
  3. Het bestuderen van de DROP demo omgeving
  4. Het laten ondertekenen van de oplegbrief
  5. Zorg ervoor dat CVDR gebruikers een DigiD-OP verkrijgen

De vijf punten worden hieronder nader toegelicht. Hier hangt geen bepaalde volgorde aan vast.

Punt 1 - Proefmigratie

Bij de overgang naar DROP worden de regelingen van de CVDR database naar de DROP database gemigreerd. Dit is technisch zeer complex en het kan nog steeds leiden tot mogelijke ongewenste afwijkingen in de regelingen op overheid.nl door de migratie. KOOP haalt daarom de regelingen van uw organisatie door de migratiesoftware en zet deze op een testomgeving, een zogenoemde proefmigratie.

Visuele controle

Hieronder treft u twee links.

  • Link 1 verwijst naar de regelingen uit de CVDR zoals ze nu op overheid.nl staan.
  • Link 2 verwijst naar de regelingen van de proefmigratie. In beide links zijn het aantal regelingen gelijk. Het betreft de laatste versie van actuele en ingetrokken regelgeving.

U dient de resultaten van deze proefmigratie te vergelijken met hoe de regelingen nu op overheid.nl staan. Dit geeft ons de kans om mogelijke afwijkingen op te sporen en onze software aan te passen zodat alles goed gaat bij het echte migreren.

U kunt de afwijkingen noteren in het Excel document. Het ingevulde Excel document kunt u opsturen naar onze servicedesk.

Er is een voorbeeld beschikbaar om te bekijken hoe u dit precies dient aan te pakken.

Tips

De bedoeling van de visuele controle is om de regelingen met dezelfde nummers van de proefmigratie en zoals deze nu op overheid.nl staat met elkaar te vergelijken. Het is aan te raden hiervoor twee beeldschermen te gebruiken. Het gaat bij de controle niet of de inhoud juridisch klopt, het gaat puur om de vraag of er afwijkingen tussen de twee versies zitten. Let bij de controle vooral op de wetstechnische informatie, opsommingen en de sluiting van de regeling. Grote lappen tekst zijn technisch niet moeilijk om over te zetten, het zou zonde zijn om hier veel tijd aan te besteden.

Wat doet KOOP met de afwijkingen?

Wij bestuderen de afwijkingen om te bepalen of er een herstelactie dient plaats te vinden. Onze servicedesk geeft u een terugkoppeling welke regelingen zijn hersteld en zij zullen vragen of de proefmigratie akkoord is.

Punt 2 - Het volgen van een DROP workshop

Wij bieden u een workshop DROP aan. Twee personen van de organisatie kunnen zich afzonderlijk aanmelden via deze link. De workshop bestaat uit twee delen: een juridisch gedeelte met informatie over welke publicaties waar gepuliceerd moeten worden en een praktisch gedeelte waarin gewerkt wordt met de applicatie. Het advies is om iemand met een juridische achtergrond te sturen en iemand die praktisch met de applicatie aan de slag gaat.

Is het mogelijk een workshop op locatie te verkrijgen?

Ja, dat is mogelijk. Er zijn twee manieren:

Een afgevaardigde van KOOP komt kosteloos langs als u in totaal vijf organisatie weet te vinden die nog geen workshop hebben gevolgd. De organisatie dient te zorgen voor materiaal en een ruimte om de workshop moeiteloos te laten verlopen.

Tegen betaling komt een derde partij langs die de workshop voor u zal verzorgen. De externe partijen zijn via deze link te vinden.

Punt 3 - Toegang tot de demo omgeving

Een demo omgeving van DROP is beschikbaar. Hier kan alvast geoefend worden met alle verschillende functionaliteiten van DROP, waaronder de 2.0 sjablonen. Klik hier voor de demo omgeving.

De accountnamen zijn:

  • drop_<naam van uw organisatie>1  (bijvoorbeeld: drop_bergenopzoom1)
  • drop_<naam van uw organisatie>2 
  • drop_<naam van uw organisatie>3

Het wachtwoord is ‘welk@m01’

Het eerste account heeft enkel rechten als invoerder, het tweede account heeft enkel rechten als controleur en het derde account heeft rechten voor beide rollen. De demo omgeving kan gebruikt worden om bijvoorbeeld een interne opleiding te geven op basis van het workshopmateriaal.

Mocht u niet in kunnen loggen, dan kunt u dit aan de servicedesk aangeven.

Punt 4 - Oplegbrief

De Servicedesk stuurt de oplegbrief mee, zodra de proefmigratie akkoord is.

Voordat de migratie kan gaan plaatsvinden dient u deze oplegbrief in te vullen en te retourneren aan KOOP. De ondertekening dient plaats te vinden door een tekeningsbevoegd persoon binnen uw organisatie. U kunt de oplegbrief inscannen en mailen naar drop@koop.overheid.nl.

Punt 5 - Geen DigiD-OP?

Alle GVOP gebruikers hebben een persoonlijke DigiD-OP. Hiermee kunnen zij inloggen in de verschillende KOOP applicaties, met uitzondering van de CVDR. Alle GVOP gebruikers zullen wij tijdens de migratie omzetten naar DROP. De inloggegevens blijven hetzelfde.

Indien er collega’s binnen uw organisatie zijn die enkel inloggegevens hebben voor de CVDR, maar die ook in DROP dienen te werken, dan kunt u bij onze servicedesk een GVOP aanmeldformulier aanvragen en invullen. De contactpersoon van uw organisatie (GVOP) moet het formulier invullen, ondertekenen en retourneren aan drop@koop.overheid.nl zodat de DigiD-OP procedure opgestart kan worden.

Extra actiepunt voor Gemeenschappelijke Regelingen

Dit geldt alleen voor Gemeenschappelijke Regelingen. Wij dienen tijdens de migratie de deelnemende organisaties van de Gemeenschappelijke Regeling te verwerken in onze systemen. U dient daarom aan te geven welke organisaties allemaal deelnemen aan uw Gemeenschappelijke Regeling. De informatie kunt u doorgeven aan onze servicedesk.

Alles afgerond, wat nu?

U kunt nog een laatste check doen met onderstaande lijst voordat er een migratiedatum wordt ingepland. Wanneer u overal met ja op kunt antwoorden, dan is de volgende stap het inplannen van de migratie.

  • De fouten uit het foutenrapport zijn hersteld.
  • De invoer van besluiten van algemene strekking is centraal belegd binnen mijn organisatie.
  • Mijn organisatie maakt gebruik van de 2.0 Word sjablonen.
  • De CVDR is volledig en loopt gelijk met de GVOP.
  • De proefmigratie is akkoord.
  • De workshop is gevolgd (optioneel).
  • Intern is iedereen op de hoogte van de overgang naar DROP.
  • Oplegbrief is ingevuld bij KOOP aangekomen.
  • Iedereen beschikt over een DigiD-OP.
  • (Voor gemeenschappelijke regelingen) de deelnemende organisaties zijn aan de servicedesk van KOOP doorgegeven.

Migreren

De servicedesk van KOOP is uw aanspreekpunt tijdens het gehele proces. 

Zijn doen u een voorstel over uw migratiedatum. Mocht deze datum niet uitkomen, dan kunt u uiteraard een alternatieve datum doorgeven. Na afstemming van de datum en uw akkoord hierop, zetten wij dit vast in onze uitvoeringsplanning. De migratie vindt altijd plaats op een dinsdag én een woensdag.

Wat gaat er precies gebeuren?

KOOP gaat op de dinsdag de gebruikers met GVOP rechten omzetten naar DROP. Daarnaast zal het regelingenbestand uit de CVDR naar de DROP database worden omgezet. Op woensdag vindt er een controle plaats. Vervolgens krijgt u van de servicedesk van KOOP op deze woensdag een bericht per e-mail dat de migratie naar DROP is geslaagd. In dit bericht ontvangt u ook de migratieverklaring, ter afronding van de migratie. U dient deze migratieverklaring te ondertekenen en te retourneren aan KOOP via drop@koop.overheid.nl.

Dient u verder nog iets te ondernemen?

Nee. De migratie wordt volledig door KOOP uitgevoerd op afstand. Wel dient er tijdens de migratiedagen een contactpersoon van uw organsatie beschikbaar te zijn.

Na de migratie vragen wij een laatste controle van uw kant. In een eerder stadium is de visuele controle uitgevoerd. Indien hier regelingen naar voren zijn gekomen waarin bevindingen zaten die wij vanuit KOOP hebben hersteld, dan vragen wij u of u deze regelingen nogmaals kunt controleren nu de echte migratie daar is om te zien of deze bevindingen definitief verholpen zijn. De regelingen zijn na de migratie hier te vinden.

Gaan publicaties in de GVOP verloren?

Tijdens de dinsdag en de woensdag van de migratie kan er geen gebruik worden gemaakt van de CVDR en de GVOP. Na deze twee dagen wordt er enkel gewerkt in DROP. Publicaties in de GVOP waarbij het hele werkproces is afgehandeld (en ze de status 'ter publicatie aangeboden' hebben gekregen) zullen gewoon gepubliceerd worden, ook als de publicatiedatum na de DROP migratie ligt. Als er publicaties zijn die niet helemaal zijn afgehandeld, dan zullen die publicaties verloren gaan.

Verandert de URL?

Ja. Na de migratie kunt u inloggen (http://drop.overheid.nl) met uw huidige GVOP inloggegevens. Uw inloggevens blijven ongewijzigd.