Veelgestelde vragen digitale terinzagelegging

Het is per 1 juli 2023 verplicht digitaal ter inzage te leggen. Deze datum is definitief. Het onderdeel van de Wep dat op de digitale terinzagelegging ziet, treedt dan in werking. 

Nee. De datum van 1 juli 2023 is de definitieve datum dat de digitale terinzagelegging verplicht wordt en er vindt geen uitstel meer plaats. De inwerkingtreding van dit deel van de Wep is niet gekoppeld aan de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Dit betekent dat dit deel van de Wep eerder in werking kan treden dan de Omgevingswet.

Zorg dat het volgende is geregeld:

• Binnen uw organisatie is bepaald wie verantwoordelijk is voor de inhoud en de invoer van de digitale terinzagelegging. Het proces is in kaart gebracht door procesbeschrijvingen en afspraken zijn vastgelegd. Waarborg hierbij dat in de organisatie het proces van publiceren van kennisgevingen en mededelingen van (ontwerp)besluiten wordt gewijzigd en alle belanghebbenden geïnformeerd zijn.
• U heeft inzichtelijk op grond van informatie over het inhoudelijke proces om welke documenten het gaat die digitaal ter inzage moeten worden gelegd.
• U beschikt over de nodige tools of manieren die borgen dat de juiste gegevens van stukken ter inzage worden gelegd.
• Uw organisatie is voldoende toegerust op de (digitale) ontvangst van documenten van derden middels een aanvraagformulier of andere mogelijkheden voor het doen van aanvragen.

Voor meer informatie kunt u ook de handleiding DROP en het inventarisatieformulier raadplegen.

Het op verzoek per e-mail toezenden van documenten naar een inwoner is geen digitale terinzagelegging in de zin van de Wep. Daarnaast is het op verzoek van een inwoner documenten ter inzage leggen ook niet juist. Ten alle tijden dienen de documenten (digitaal) beschikbaar te zijn voor de inwoner.

Daarnaast is het digitaal beschikbaar stellen van documenten via een externe/informatieve bijlage geen digitale terinzagelegging in de zin van de Wep. Hierna wordt uitgelegd wat een externe/informatie bijlage is.

DROP bevat de mogelijkheid om zogenaamde informatieve bijlage(n) aan een publicatie toe te voegen. Dit zijn bijlagen die ter informatie en voorlichting voor inwoners zijn, zoals een folder of achterliggende notitie. Juridisch maken ze geen onderdeel uit van de publicatie. De bijlagen worden ook niet notarieel vastgelegd.

In de applicatie DROP worden deze documenten ‘informatieve bijlage(n)’genoemd. In de publicatie in het elektronisch publicatieblad staan deze documenten onder het kopje ‘externe bijlage(n)’.

Zie voor meer informatie over het toevoegen van informatie bijlage(n) aan een publicatie de Handleiding DROP.

N.B. Het blijft mogelijk om documenten via een externe bijlage aan een publicatie, zoals een bekendmaking van een verordening of beleidsregels, toe te voegen. Dit kan zowel handmatig als automatisch via de 3PAS-koppeling.

Nee, hiervoor dient ten alle tijden gebruik te worden gemaakt van de functionaliteiten in DROP die zien op de digitale terinzagelegging. Zie hiervoor de antwoorden op de vragen bij ‘Procedure’. Zie ook de antwoorden op de vragen hierboven.

Ja. Net zoals bij de fysieke terinzagelegging van documenten moeten bepaalde gegevens, zoals persoons- en bedrijfsgevoelige gegevens, geanonimiseerd worden. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om de naam van degene die een zienswijze indient, bepaalde bedrijfsgegevens of om een gedeelte van de bouwtekening dat betrekking heeft op medische voorzieningen. Het bevoegd gezag moet dat verzoek dan volgens de Wet open overheid afwegen tegen het belang van openbaarheid.

De indiener van de ter inzage te leggen stukken kan bij indiening gemotiveerd verzoeken om informatie niet ter inzage te leggen (artikel 13, derde lid, Bekendmakingswet).

Om u te ondersteunen bij de implementatie van de digitale terinzagelegging en het anonimiseren van documenten heeft Logius|KOOP onderstaande handreikingen opgesteld.

• Handreiking anonimiseren decentrale overheden met bijbehorende Checklist
• Handreiking anonimiseren bij aanvraag voor vergunning

Softwarebedrijven hebben softwaretools beschikbaar die u kunnen ondersteunen bij het anonimiseren van documenten.

U kunt ook zelf handmatig de gegevens weglakken of onherkenbaar maken. Let er hierbij wel op dat dit niet altijd waterdicht is. Via zoekmachines als Google kan de informatie soms alsnog worden gevonden.

Ja. De verplichting om fysiek ter inzage te leggen, blijft bestaan naast de digitale terinzagelegging. Dit staat in artikel 13 van de Bekendmakingswet. Dit betekent niet dat de stukken in schriftelijke vorm bij de overheidsinstantie aanwezig moeten zijn. Toegestaan is dat inwoners bijvoorbeeld via een beeldscherm op het gemeentehuis toegang verkrijgen. Dit volgt uit rechtspraak.

In de kennisgeving in het publicatieblad moeten per 1 juli 2023 de elektronische en fysieke locaties van de terinzagelegging worden genoemd. Dit staat in artikel 12 van de Bekendmakingswet.

In de gevallen waarin het verplicht is om ter inzage te leggen in combinatie met een kennisgeving of mededeling van deze terinzagelegging, moet dit per 1 juli 2023 (ook) digitaal gebeuren. Dit staat in artikel 13 van de Bekendmakingswet.

Het is aan decentrale overheden zelf om in kaart te brengen in welke gevallen van besluiten ter inzage wordt gelegd. Het is raadzaam om hier een jurist bij te betrekken. Ter ondersteuning heeft KOOP samen met de VNG een overzicht van publicaties opgesteld.

Daarnaast kan in algemene zin en ter ondersteuning het volgende worden meegegeven. Een verplichting om ter inzage te leggen, vloeit voort uit wetgeving waarin is voorgeschreven dat de uitgebreide openbare voorbereidingsprocedure van afdeling 3.4 Awb moet worden gevolgd. Dit geldt bijvoorbeeld voor bepaalde vergunningen op grond van de Wabo, de Wet veiligheidsregio’s, de Waterwet of de Natuurbeschermingswet. Ook in bijvoorbeeld de Algemene Plaatselijke Verordening, de Afvalstoffenverordening en/of de Inspraak- of Participatieverordening kan voor bepaalde besluiten of documenten zijn bepaald dat deze moeten worden voorbereid met toepassing van afdeling 3.4 van de Awb of dat deze ter inzage moeten worden gelegd.

Daarnaast kan in andere wettelijke bepalingen het ter inzage leggen van documenten in combinatie met een openbare kennisgeving daarvan zijn voorgeschreven, zoals in de Wet Milieubeheer.

De documenten die nu fysiek ter inzage moeten worden gelegd, moeten per 1 juli 2023 ook digitaal beschikbaar worden gesteld. Dit betreft doorgaans het (ontwerp)besluit en alle stukken die redelijkerwijs nodig zijn voor een beoordeling daarvan, zoals een akoestisch rapport (artikel 3:11, eerste lid, Awb). De Wep verplicht dus niet om meer of andere documenten ter inzage te leggen ten opzichte van wat nu fysiek verplicht is.

U kunt als organisatie op drie manieren digitaal ter inzage leggen. Het is aan uzelf om hierin een keuze en (juridische) afweging te maken.

Handmatig via DROP: externe website

U kunt ervoor kiezen de documenten die u ter inzage legt op een externe website te plaatsen. In DROP voegt u dan handmatig – wanneer u de kennisgeving of mededeling van de terinzagelegging in DROP aanmaakt – een link op naar de ter inzage gelegde documenten op de website. In de kennisgeving in het elektronisch publicatieblad op www.officielebekendmakingen.nl staat vervolgens de link naar de ter inzage gelegde documenten op de externe website. Dit moet een directe link zijn naar de ter inzage gelegde documenten. Het mag geen link zijn die leidt naar een algemene website, waarbij de burger moet zoeken naar desbetreffende documenten.

De documenten op de externe website kunnen niet in DROP worden beheerd.

Zie voor een voorbeeld deze kennisgeving op www.officielebekendmakingen.nl.

Voor meer informatie kunt u ook de handleiding DROP en het inventarisatieformulier raadplegen.

Handmatig via DROP: uploaden stukken

Logius|KOOP biedt de mogelijkheid om de documenten waar de kennisgeving of mededeling betrekking op heeft handmatig te uploaden via DROP. De documenten staan vervolgens bij de kennisgeving of mededeling in het elektronisch publicatieblad op www.officielebekendmakingen.nl. Geïnteresseerden kunnen de documenten daar downloaden en bekijken.

In DROP is het mogelijk om de termijn van de terinzagelegging op te geven. Ook heeft u de mogelijkheid om aan te vinken dat documenten automatisch na de terinzageleggingstermijn worden verwijderd. De documenten die u in DROP uploadt kunnen door u worden beheerd. Dit betekent dat u documenten op elk moment kunt toevoegen of handmatig verwijderen.

Zie voor een voorbeeld deze kennisgeving en deze kennisgeving op www.officielebekendmakingen.nl.

Voor meer informatie kunt u ook de handleiding DROP en het inventarisatieformulier raadplegen.

Via maatwerk door een softwareleverancier

Softwareleveranciers hebben voorzieningen ontwikkeld voor het digitaal ter inzage leggen van documenten. Bijvoorbeeld dat de ter inzage te leggen documenten vanuit het vergunningensysteem op een externe website worden geplaatst. In de kennisgeving van het (ontwerp)besluit in het elektronisch publicatieblad staat een link naar de externe website. Via deze link kunnen inwoners de betreffende documenten op de externe website raadplegen. De kennisgeving zelf wordt via de 3PAS-koppeling aan DROP aangeboden.

We raden u aan om contact op te nemen met (een) softwareleverancier(s) over de mogelijke voorzieningen die zij bieden voor de digitale terinzagelegging.

Documenten die u digitaal ter inzage wilt leggen, kunt u niet vanuit uw vergunningensysteem via de 3PAS-koppeling aan DROP aanleveren. Het is aan softwareleveranciers overgelaten om voor de digitale terinzagelegging een voorziening te treffen. We raden u aan contact met uw softwareleverancier op te nemen om te bespreken wat deze op dit punt aanbiedt.

Wanneer u documenten digitaal ter inzage legt via uw eigen of een andere website is het wel mogelijk de kennisgeving met de link naar de documenten en de periode van de terinzagelegging vanuit uw vergunningensysteem aan te leveren aan DROP via de 3PAS-koppeling.

Nee. Voor besluiten waarvoor de reguliere procedure moet worden gevolgd, zoals bepaalde omgevingsvergunningen op grond van de Wabo, geldt geen verplichting om stukken ter inzage te leggen. Deze hoeven dus ook niet digitaal ter inzage te worden gelegd per 1 juli 2023. Dit geldt ook voor meldingen op grond van bijvoorbeeld het Activiteitenbesluit milieubeheer. Ook aanvragen hoeven niet ter inzage te worden gelegd.

Nee. De verplichting tot digitale terinzagelegging op grond van de Wep heeft geen gevolgen voor bestemmingsplannen en andere ruimtelijke besluiten, zoals een omgevingsvergunning voor het afwijken van het bestemmingsplan die moet worden voorbereid met toepassing van afdeling 3.4 van de Awb. Volgens de huidige wetgeving moet u deze ruimtelijke besluiten digitaal beschikbaar stellen via www.ruimtelijkeplannen.nl. In de kennisgeving in het elektronische gemeenteblad over het (ontwerp)bestemmingsplan moet een link (IMRO-nummer) naar de betreffende documenten op www.ruimtelijkeplannen.nl zijn opgenomen.

Deze procedure moet in elk geval tot de inwerkingtreding van de Omgevingswet gevolgd worden. Zie voor meer informatie het overzicht van publicaties dat KOOP samen met de VNG heeft opgesteld.

Artikel 14 van de Bekendmakingswet bepaalt dat het consequenties heeft wanneer niet aan de wettelijke verplichtingen is voldaan ten aanzien van de kennisgeving of mededeling en de terinzagelegging. Wettelijke termijnen, voor bijvoorbeeld het indienen van een zienswijze, lopen niet wanneer de kennisgeving en/of terinzagelegging onjuist zijn.

De terinzagelegging is vaak onderdeel van een inspraakprocedure, zoals van afdeling 3.4 van de Awb. Een kennisgeving of mededeling van de terinzagelegging stelt derden in de gelegenheid inspraak te leveren of rechtsmiddelen aan te wenden. Een termijn die bijvoorbeeld met een terinzagelegging aanvangt, zoals de termijn voor het indienen van een zienswijze (artikel 3:16, tweede lid van de Awb), gaat pas lopen als de voorgeschreven kennisgeving in het elektronisch publicatieblad is geplaatst en het ontwerp ter inzage is gelegd.

DROP is een applicatie voor het publiceren en consolideren van wet- en regelgeving, en het publiceren van mededelingen en kennisgevingen. DROP staat voor ‘Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties’. Via DROP worden bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen op www.officielebekendmakingen.nl gepubliceerd. Wet- en regelgeving die via DROP wordt geconsolideerd, is beschikbaar via https://lokaleregelgeving.overheid.nl.

Meer informatie over DROP is op deze pagina te vinden.

De 3PAS-koppeling is een koppeling tussen een vergunningensysteem en DROP. Kennisgevingen van verleende (ontwerp)vergunningen worden rechtstreeks vanuit het vergunningensysteem aan DROP aangeleverd en op www.officielebekendmakingen.nl gepubliceerd. Het is dan niet nodig handmatig in DROP een kennisgeving aan te maken.

Mocht u nog geen gebruik maken van dit koppelvlak neem dan contact op met uw softwareleverancier voor de mogelijkheden.

Met informatie over de 3PAS-koppeling is op deze pagina te vinden.

Een overheidsinstantie moet zowel voor de elektronische terinzagelegging als voor de terinzagelegging op locatie een vaste gedragslijn hanteren. Dit staat in artikel 13, tweede lid, van de Bekendmakingswet. Die vaste gedragslijn wordt met name voor de elektronische terinzagelegging voorgeschreven. Denkbaar is immers dat geïnteresseerden de website van de overheidsinstantie volgen om zo van alle terinzageleggingen kennis te kunnen nemen. De term ‘vaste gedragslijn’ betekent niet dat alle terinzagelegging op dezelfde manier dienen plaats te vinden, maar wel dat sprake is van een voorspelbare handelwijze van de overheidsinstantie.

Wanneer u documenten handmatig via DROP uploadt, staan deze bij de kennisgeving van het (ontwerp)besluit in het elektronisch publicatieblad. Documenten moeten volgens wet- en regelgeving doorgaans zes weken (digitaal) ter inzage liggen, maar dit kan in sommige gevallen een andere termijn zijn. Bij het aanmaken van een kennisgeving in DROP moet u aangeven wat de termijn van de terinzagelegging is. Bij het uploaden van de documenten in DROP kunt u vervolgens aanvinken of de documenten na de wettelijke termijn automatisch wilt laten verwijderen. Ook heeft u de mogelijkheid de documenten na de termijn van de terinzagelegging handmatig te verwijderen.

Kiest u er voor de documenten langer dan de wettelijke termijn digitaal ter inzage te leggen via DROP, dan zijn daar per 1 januari 2024 kosten aan verbonden. Dit komt in de Regeling elektronische publicaties. Logius|KOOP bekijkt de komende periode in overleg met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wat de hoogte van deze kosten zullen zijn. In de loop van 2023 komt er duidelijkheid over de precieze bedragen. Via de nieuwsbrief DROP en website van KOOP houden we u op de hoogte.

Samenwerkingsverbanden, zoals Regionale Uitvoeringsinstanties of Veiligheidsregio’s, nemen in mandaat namens het bevoegd gezag of op basis van gedelegeerde bevoegdheid (ontwerp)besluiten. Bij een mandaat worden (ontwerp)besluiten namens het bevoegd gezag genomen. Bij gedelegeerde besluitvoering neemt het samenwerkingsverband de (ontwerp)besluiten zelf. In beide situaties kan in sommige gevallen een verplichting bestaan om afdeling 3.4 van de Awb te volgen en dus per 1 juli 2023 digitaal ter inzage te leggen. Het is raadzaam om als deelnemende overheidsinstantie bij een gemeenschappelijke regeling na te gaan of deze samenwerkingsverbanden voorbereid zijn op de digitale terinzagelegging.

Voor informatie over de Omgevingswet en de daarbij behorende (digitale) publicatie van documenten verwijzen wij u naar de website van het Informatiepunt Leefomgeving (IPLO).  IPLO is onderdeel van het interbestuurlijke programma Aan de slag met de Omgevingswet waarin gemeentes, provincies, waterschappen en het Rijk samenwerken. Wordt uw vraag over de Omgevingswet en het publiceren van documenten via die website niet beantwoord? Dan kunt u contact opnemen met de helpdesk van het IPLO.

Het is aan te bevelen om de stukken afzonderlijk op te nemen en niet in een hele set in een bestand op te nemen. Het is namelijk mogelijk onbeperkt documenten toevoegen, wijzigen en verwijderen. Bij een hele set zou dit betekenen dat de hele set aan documenten zal moeten worden verwijderd. Daarnaast is het voor de inwoners overzichtelijker om elk document apart op te kunnen zoeken en te bekijken.

Staat het antwoord op uw vraag niet op deze pagina? U kunt dan contact opnemen met het implementatieteam Officiële publicaties.  Dit kan via communicatie@koop.overheid.nl of het contactformulier.